SharePoint : identifier qui verrouille un fichier

Lorsque la suppression, le renommage ou le déplacement d’un document échoue, le plus souvent c’est qu’un autre utilisateur le tient ouvert : savoir précisément qui verrouille le fichier dans SharePoint permet d’éviter la perte de temps et les doublons de versions.

Sommaire

Problématique

Dans SharePoint Online (ou OneDrive for Business), l’ouverture d’un document Office ou d’un PDF crée un verrou de co‑édition dit « Exclusive Lock ». Cette protection est salutaire pour préserver l’intégrité du fichier, mais elle devient pénalisante lorsqu’un collègue laisse son onglet Word Online actif durant la pause déjeuner, ou qu’une application tierce garde un handle ouvert en arrière‑plan. Il existe plusieurs moyens natifs — et quelques scripts d’administrateur — pour identifier le détenteur du verrou et rétablir la fluidité de travail.

Mécanisme de verrouillage : ce qu’il faut savoir

Verrou de co‑authoring (Shared Lock) : activé dès qu’au moins deux personnes co‑éditent. Toutes peuvent enregistrer simultanément ; la suppression reste impossible tant qu’un éditeur est connecté.
Verrou exclusif (Exclusive Lock) : créé lorsqu’un utilisateur ouvre le document via l’application de bureau, déclenche la fonctionnalité Check‑Out ou lance un flux Power Automate. Toute opération sur le nom ou l’emplacement est bloquée.
Verrou fantôme : survient après une perte de réseau, une fermeture anormale de Word ou un plantage du navigateur. Le fichier semble « ouvert » alors qu’aucune session active n’existe.

Étapes rapides pour identifier le verrou

Étape	Où cliquer ?	Résultat obtenu
1. Activer la fonctionnalité « SharePoint Viewers »	Paramètres du site (roue dentée) → Contenu du site → Paramètres du site → Fonctionnalités du site → activer SharePoint Viewers	Affiche, en survolant un fichier, la liste des utilisateurs qui l’ont ouvert récemment (nom + date/heure).
2. Utiliser le panneau « Informations »	Sélectionner le fichier → bouton ℹ Informations ou Détails	Dans l’interface moderne, le panneau latéral indique « Verrouillé par… » ou « Modifié par… » et précise l’utilisateur actif.
3. Observer la co‑création dans Office	Ouvrir le document dans Word/Excel/PowerPoint Online ou de bureau	Les avatars en haut à droite montrent en temps réel les personnes connectées.
4. Exploiter les journaux d’audit (administrateurs)	Centre de conformité Microsoft Purview → Recherche d’activités → filtres FileAccessed / FileModified	Fournit l’historique complet des ouvertures et modifications, utile en cas d’enquêtes ou de verrou persistant.

Interface moderne : détection en trente secondes

Dans la bibliothèque SharePoint, cochez le fichier bloqué.
Cliquez sur ℹ Informations : le panneau latéral se déploie.
Repérez la section Activité. S’il est indiqué « Verrouillé par Amandine Martin (09:14) », vous savez qui contacter.
Si Verrouillé par n’apparaît pas, mais que la dernière modification est très récente, le verrou est probablement expiré ; appuyez sur F5 puis réessayez.

Approche avancée : PowerShell & Graph API

Les administrateurs locataires ou de collection de sites disposent de plusieurs cmdlets utiles :

<code>
# Installation du module
Install-Module -Name PnP.PowerShell

# Connexion

Connect-PnPOnline -Url "[https://contoso.sharepoint.com/sites/Finance](https://contoso.sharepoint.com/sites/Finance)" -Interactive

# Recherche de verrou sur un fichier précis

Get-PnPListItem -List "Documents" -Id 42 | Select-Object -ExpandProperty File |
Select LockedByUser, TimeCreated, TimeLastModified

# Forcer la libération (à manier avec précaution)

Unlock-PnPListItem -List "Documents" -Identity 42
\

La Microsoft Graph API (/sites/{site-id}/drive/items/{item-id}) expose aussi la propriété lastModifiedBy et, via workbookSessionInfo, le statut de session dans Excel Online — utile pour script d’automatisation ou tableau de bord Power BI.

Scénarios particuliers et limitations

Documents synchronisés via OneDrive

Le client de synchronisation crée parfois un verrou long lorsqu’il est en cours de mise à jour ou déconnecté. La simple fermeture d’OneDrive puis son redémarrage suffit souvent à publier les modifications et à lever le blocage.

Bibliothèques avec extraction obligatoire

Si l’option « Nécessite l’extraction » est active, chaque ouverture produit un verrou exclusif jusqu’à ce qu’un Check‑In soit effectué. Les co‑auteurs restent invisibles et les flux Power Automate échoueront tant que l’extraction ne sera pas révoquée. Désactivez-la lorsque la réglementation documentaire le permet.

Workflows et intégrations tierces

Un flux Power Automate déclenché sur Create or Modify ouvre brièvement le fichier ; si le flux boucle, il peut figer le verrou.
Des connecteurs tiers (archivage légal, signature électronique) gardent parfois un handle en mémoire ; vérifiez leurs journaux.

Résoudre un verrou fantôme

Tentez d’ouvrir le document en lecture seule depuis Office Online ; la plateforme détecte souvent le verrou mort et le purge.
Depuis la bibliothèque, utilisez Ouvrir dans l’explorateur (mode classique) puis supprimez le fichier .docx~RF123.tmp voisin.
En dernier recours, exécutez la cmdlet Clear-PnPRecycleBinItem suivie de Unlock-PnPListItem.

Bonnes pratiques pour éviter les blocages

Fermez proprement les onglets ou applications Office après usage pour libérer le verrou.
Encouragez la co‑édition plutôt que les copies locales pour éviter les conflits de versions.
Désactivez l’extraction obligatoire si votre processus ne l’exige pas : elle masque les co‑auteurs et multiplie les blocages.
Vérifiez les autorisations : un lecteur ne peut pas bloquer la suppression, mais un auteur ou un éditeur oui.
Revue mensuelle des journaux d’audit pour repérer les fichiers ouverts en permanence.
Sensibilisez les utilisateurs à la différence entre Fermer et simplement quitter le navigateur.

Checklist opérationnelle pour le support

Question	Action immédiate	Outil recommandé
Le fichier est-il encore ouvert ?	Actualiser F5 puis vérifier le panneau Informations	Interface moderne
Qui est mentionné comme dernier éditeur ?	Envoyer un message Teams / Outlook	Colonne « Modifié par »
Verrou présent > 8 h ?	Demander au propriétaire de fermer le document. Sinon, forcer la libération.	PowerShell PnP
Plusieurs fichiers bloqués en cascade ?	Inspecter les flux Power Automate et l’historique Purview	Audit log
Verrou fantôme suspecté ?	Ouvrir en ligne pour déclencher le nettoyage automatique	Office Online

Politique et gouvernance

Au niveau du tenant, définissez des Policies claires : durée maximale d’inactivité (idle session timeout), consigne de fermeture avant congés et procédure d’escalade au support si un verrou dépasse 24 h. En cas de données sensibles, combinez la découverte de verrou avec l’étiquetage de confidentialité ; cela permet d’alerter automatiquement le propriétaire en cas d’accès prolongé.

Conclusion

Identifier rapidement qui détient un fichier ouvert dans SharePoint est essentiel pour maintenir la productivité et garantir l’intégrité documentaire. Les fonctionnalités natives — panneau Informations, SharePoint Viewers, avatars en co‑édition — couvrent la plupart des besoins des utilisateurs finaux. Côté administrateurs, PowerShell PnP, Microsoft Graph et les journaux d’audit Purview offrent un contrôle fin pour résoudre les cas complexes ou persistants. En combinant bonnes pratiques de gouvernance, sensibilisation des équipes et automatisation ciblée, vous réduisez drastiquement le risque de « fichiers verrouillés » et fluidifiez les processus collaboratifs.