Vous voulez planifier une réunion récurrente qui vit dans un canal Microsoft Teams et reste visible dans les publications ? Suivez ce guide pas à pas (avec bonnes pratiques, limites et dépannage) pour que tout le monde la trouve et la rejoigne facilement.
Sommaire
Vue d’ensemble de la question
Comment programmer, dans Microsoft Teams, une réunion récurrente (hebdomadaire, mensuelle, etc.) qui soit hébergée dans un canal afin qu’elle apparaisse dans ce canal et que les membres puissent la rejoindre depuis l’onglet Publications ?
Réponse & solution
Étapes rapides
- Ouvrez Calendrier dans Teams.
- Cliquez sur + Nouvelle réunion.
- Renseignez le titre, la date/heure de début et de fin.
- Dans Ajouter un canal, choisissez l’équipe puis le canal où la réunion doit vivre (elle sera visible dans les Publications du canal).
- Ouvrez le menu Ne se répète pas et définissez la récurrence (quotidien, hebdomadaire, mensuel, personnalisé) ainsi qu’une date de fin si besoin.
- (Facultatif mais recommandé) Ajoutez les participants à inviter explicitement pour qu’ils reçoivent un évènement calendrier.
- Cliquez sur Envoyer/Enregistrer. La série apparaît dans le canal et (pour les invités ajoutés) sur leur calendrier.
Guide détaillé pas à pas (avec captures mentales)
- Accédez au Calendrier Teams
Depuis la barre latérale, ouvrez Calendrier. Vous pouvez utiliser la vue Semaine ou Mois ; le comportement est identique. - Créer une nouvelle réunion
Cliquez + Nouvelle réunion. Donnez un titre clair : « Comité projet – Weekly », « Sync marketing – 1er mardi », etc. Les titres standardisés facilitent la recherche. - Choisir le canal hébergeur
Dans Ajouter un canal, tapez quelques lettres ou parcourez vos équipes. Sélectionnez Équipe > Canal. Une réunion de canal reste dans ce canal : publication automatique dans Publications, conversation dédiée et stockage des enregistrements/fichiers côté SharePoint du canal. - Définir l’horaire et la récurrence
Saisissez date et heure de début/fin puis ouvrez Ne se répète pas : choisissez Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Personnalisé. Fixez une date de fin (ou « après N occurrences »). Cela évite d’encombrer le calendrier indéfiniment. - Inviter explicitement les personnes clés (recommandé)
Ajouter le canal n’ajoute pas la réunion aux calendriers de tous ses membres. Pour qu’une personne reçoive une invitation dans son agenda, ajoutez-la en plus du canal. Vous pouvez inviter des externes (guests) si la politique de votre organisation l’autorise. - Envoyer
Cliquez Envoyer. Teams crée la série, publie automatiquement la carte de réunion dans le canal et envoie des invitations aux participants nommés. - Régler les options de la réunion
Ouvrez l’évènement créé, cliquez sur Options de la réunion : configurer l’accès au lobby, qui peut présenter, le chat, la désactivation micro/caméra à l’entrée, etc. Ces options s’appliquent à la série, sauf si vous les modifiez au niveau d’une occurrence.
Canal vs. invitations individuelles : qui voit quoi ?
Comprendre la visibilité est essentiel pour éviter les rendez-vous « fantômes » que personne n’a dans son agenda.
| Action | Effet dans le canal | Effet sur le calendrier des membres | Recommandation |
|---|---|---|---|
| Ajouter un canal (seul) | Carte de réunion visible dans Publications du canal | Rien par défaut | Ajouter au moins les responsables/animateurs comme participants nommés |
| Ajouter des personnes (en plus du canal) | Publication dans le canal et conversation associée | Invitation calendrier envoyée à ces personnes | Bon équilibre : visibilité publique + engagement ciblé |
| Inviter toute une liste de diffusion | Publication inchangée | Évènement ajouté à tous les membres de la liste (selon règles) | À utiliser avec parcimonie pour éviter la saturation d’agendas |
Configurer correctement la récurrence
La qualité de votre récurrence impacte la participation (rappels clairs, horaires cohérents). Voici une synthèse des cas les plus courants :
| Besoins | Paramétrage recommandé | Astuce |
|---|---|---|
| Weekly (même jour, même heure) | Hebdomadaire → Jour fixe (ex. mardi) → Fin « après 12 occurrences » | Prévoir 5 min « tampon » (ex. 9:55–10:25) pour éviter les enchaînements |
| Mensuel « 1er lundi du mois » | Mensuel → Le 1er lundi → Fin à 6–12 mois | Évite les décalages liés aux jours de mois différents |
| Mensuel date fixe (ex. « le 15 ») | Mensuel → Le 15 → Fin à 12 mois | Vérifier les mois courts (février) si la date n’existe pas, Teams gère l’ajustement |
| Bihebdo | Personnalisé → Toutes les 2 semaines → Jours souhaités | Communiquez clairement quels jours alternent |
| Trimestriel | Personnalisé → Tous les 3 mois | Utilisez un repère (Semaine 1 du trimestre) dans le titre |
Options de réunion : réglages clés pour une série de canal
Après la création, ouvrez Options de la réunion pour adapter l’expérience.
| Option | But | Recommandation pour réunion de canal |
|---|---|---|
| Qui peut contourner le lobby | Contrôle l’entrée | Membres de l’organisation par défaut ; exigez l’approbation pour externes selon la sensibilité |
| Qui peut présenter | Partage d’écran et animation | Limiter à Personnes spécifiques (animateur·rice + co-animateurs) |
| Autoriser le chat | Engagement et Q/R | Activé pour équipes internes. Désactivez ou Modéré pour audiences larges |
| Enregistrements | Replay et conformité | Activez selon politique. Les enregistrements sont stockés dans SharePoint du canal (Recordings) |
| Micro/caméra à l’entrée | Réduire le bruit | Désactiver micros à l’entrée pour grandes réunions |
| Transcription | Accessibilité, recherche | Activez si disponible ; attention aux règles de conservation |
Gestion et modifications ultérieures
- Modifier la série : ouvrez une occurrence depuis le Calendrier → Modifier → Toute la série. Vous pouvez changer horaire, titre, participants, récurrence.
- Modifier une seule occurrence : même chemin, choisissez Cette occurrence uniquement. Pratique pour décaler une semaine particulière (jours fériés, événements).
- Changer de canal : non modifiable une fois la réunion créée. Si vous vous êtes trompé, supprimez la série et recréez-la dans le bon canal.
- Annuler des occurrences futures : passez par l’édition de la série et fixez une nouvelle date de fin ou supprimez des instances spécifiques.
- Ajouter/retirer des participants : pour mettre à jour les invitations calendrier des personnes clés sans impacter le canal.
Stockage et conversation : où vont les contenus ?
- Conversation de réunion : elle reste accessible dans l’onglet Publications du canal et dans le fil de la réunion.
- Enregistrements : sauvegardés dans le SharePoint du canal, dossier Recordings (droits hérités du canal).
- Fichiers partagés : dans la bibliothèque de documents du canal (onglet Fichiers), rattachés au fil de la réunion.
Limites, droits et politiques (à connaître)
- Être membre du canal est requis pour planifier une réunion dans ce canal.
- Invités externes : ajoutez-les comme participants nommés s’ils doivent recevoir une invitation calendrier. L’accès dépend des politiques de l’organisation.
- Canaux privés/partagés : selon la configuration de votre tenant, la planification dans ces canaux peut être restreinte. Si l’option n’apparaît pas, rapprochez-vous de votre administrateur.
- Outlook : créer depuis Outlook produit bien une réunion Teams, mais n’assigne pas toujours un canal ; pour une réunion de canal, utilisez le Calendrier dans Teams.
- Changements d’heure (DST) : préférez des règles « 1er mardi », « tous les lundis » plutôt que des répétitions « tous les X jours » pour éviter des décalages inattendus.
Bonnes pratiques pour une série efficace
- Titres normalisés : [Équipe] Objet – Cadence (ex. « [Produit A] Stand-up – Quotidien », « [Ops] CAB – Hebdo »).
- Ordre du jour dans la description : 3 à 5 points maximum + lien vers la note d’action partagée (hébergée dans le canal).
- Co-animateurs nommés (qui « peuvent présenter »), pour gérer les imprévus.
- Durée courte par défaut (25/50 min) pour ménager des transitions.
- Évitez la liste « toute l’équipe » si la réunion ne concerne qu’un sous-groupe ; invitez la liste minimale et laissez le canal assurer la visibilité pour les autres.
- Fin de récurrence : fixez une date de fin (6–12 mois) et renouvelez au besoin.
Comparatif : réunion de canal vs. réunion standard
| Critère | Réunion de canal | Réunion standard (non canal) |
|---|---|---|
| Visibilité | Publications du canal + conversation persistante | Conversation dans le chat de réunion uniquement |
| Stockage | SharePoint du canal (enregistrements/fichiers) | OneDrive de l’organisateur / participants (selon cas) |
| Découverte | Facile à retrouver via le canal | Repose sur l’invitation individuelle |
| Changement de « lieu » | Canal non modifiable après coup | N/A |
| Cas d’usage | Rituels d’équipe, comités récurrents, revues | 1:1, réunions ponctuelles, externes sans canal commun |
Dépannage : problèmes courants et solutions rapides
| Symptôme | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| « Je ne vois pas la réunion dans mon calendrier » | Vous n’êtes pas invité·e individuellement | Demandez à l’organisateur de vous ajouter comme participant |
| Impossible de sélectionner le canal | Vous n’êtes pas membre du canal / politiques restreintes | Rejoignez l’équipe/le canal ou contactez l’administrateur |
| Besoin de déplacer la réunion dans un autre canal | Changement de canal non pris en charge | Supprimez et recréez la série dans le bon canal |
| Les externes attendent au lobby | Paramètre « Qui peut contourner le lobby » trop restrictif | Adapter les Options de la réunion pour cette série/occurrence |
| La récurrence se décale | Règle de répétition inadaptée (ex. tous les X jours) | Utiliser Hebdomadaire / Mensuel le 1er [jour] et vérifier après DST |
| Fichiers/enregistrements introuvables | Recherche au mauvais endroit | Aller dans Fichiers du canal (bibliothèque SharePoint) → Recordings |
Checklist express (à coller dans votre flux de travail)
- ✔ Titre clair et norme d’équipe respectée
- ✔ Canal sélectionné (standard/privé/partagé) et appartenance confirmée
- ✔ Récurrence définie avec date de fin
- ✔ Participants clés ajoutés (animateur·rice, décideurs)
- ✔ Options de réunion ajustées (lobby, présentateurs, chat)
- ✔ Note/agenda partagé dans le canal
Modèle d’annonce à poster dans le canal
🔔 Rappel – Réunion récurrente 📌 Objet : Stand-up Produit A (hebdo) 📆 Quand : Tous les mardis, 09:30–09:55 (UTC+1) 📍 Ici même dans #Général 📝 Ordre du jour : KPI, risques, blocages (max 10 min) 👥 Co-animateurs : @Nom1 @Nom2
FAQ rapides
Est-ce que tous les membres reçoivent une invitation calendrier si je mets la réunion dans un canal ?
Non. L’invitation calendrier ne va qu’aux personnes ajoutées explicitement comme participants. Les autres voient la réunion dans Publications du canal.
Puis-je convertir une réunion standard en réunion de canal ?
Non. Le canal hôte n’est pas modifiable après coup. Créez une nouvelle série dans le canal voulu.
Où sont les enregistrements ?
Dans SharePoint du canal (dossier Recordings), avec la conversation accessible depuis Publications.
Puis-je gérer des exceptions (déplacer une seule occurrence) ?
Oui : Modifier → Cette occurrence uniquement.
Que faire si l’option « Ajouter un canal » est grisée ?
Vérifiez que vous êtes membre du canal et que la politique de l’organisation autorise la planification dans ce type de canal.
Exemple complet de paramétrage (cas réel)
Contexte : comité hebdomadaire du projet Phoenix, 30 minutes, le lundi à 10:00, avec 2 co-animateurs et transcription, public interne + invités externes ponctuels.
- Calendrier → + Nouvelle réunion → Titre « [Phoenix] Comité hebdo ».
- Ajouter un canal → Projet Phoenix > Général.
- Date/heure → Lundi 10:00–10:30 → Récurrence : Hebdomadaire, Fin dans 6 mois.
- Participants → @ChefProjet, @Sponsor (et l’invité externe de la semaine si nécessaire).
- Envoyer → Options de la réunion : Lobby = Organisation, Présentateurs = Personnes spécifiques (ChefProjet + PMO), Chat = Autorisé, Transcription = Activée, Micro à l’entrée = Désactivé.
- Poster l’annonce (modèle ci-dessus) dans le canal et épingler la note d’ordre du jour.
Ergonomie et productivité : petits détails qui font la différence
- Tags de temps dans le titre : ajoutez la plage horaire « (10:00–10:30) » pour lecture rapide en vue Mois.
- Astuces de recherche : tapez le titre entre guillemets dans la barre de recherche Teams pour retrouver toutes les conversations liées.
- Rappels : utilisez l’alerte de calendrier standard (15 min) et rappelez dans le canal 5 min avant la réunion pour maximiser la présence.
- Notes de réunion : créez un document unique dans le canal (OneNote/Word) avec ancrage au fil de réunion pour capitaliser dans le temps.
Résumé exécutable
Pour créer une réunion récurrente hébergée dans un canal : utilisez Calendrier > Nouvelle réunion dans Teams, sélectionnez Ajouter un canal, paramétrez la récurrence avec date de fin, invitez les personnes clés, envoyez, puis ajustez les options. Les contenus vivront dans le canal (Publications, Fichiers/SharePoint, Recordings), et vous pourrez gérer la série (toute la série vs. occurrence) au fil de l’eau.