Microsoft 365 comporte déjà plusieurs outils PDF, mais aucun n’égale l’ensemble des fonctions d’Adobe Acrobat Pro. Avant d’acheter des licences supplémentaires, découvrez ce que votre abonnement inclut réellement, les limites des solutions gratuites et la bonne démarche pour décider si Acrobat Pro est indispensable.
Adobe Acrobat Pro est‑il inclus dans Microsoft 365 ?
Non. Microsoft 365 (anciennement Office 365) et Adobe Acrobat sont deux offres commerciales distinctes. Aucune version d’Acrobat – Reader, Standard ou Pro – n’est fournie gratuitement avec Microsoft 365. La confusion vient souvent :
- des PC livrés avec une version d’évaluation d’Acrobat Pro ;
- du complément gratuit Adobe Acrobat for Microsoft 365, installé dans certaines organisations ;
- du fait que les applications Office (Word, Excel, PowerPoint) exportent déjà en PDF.
Résumé visuel
| Point clé | Explication |
|---|---|
| Produits distincts | Microsoft 365 et Adobe Acrobat reposent sur des licences séparées ; aucune offre Microsoft n’active Acrobat Pro. |
| Perception trompeuse | Un essai Acrobat Pro pré‑installé ou l’add‑in Acrobat for Microsoft 365 affichent des options premium qui expirent sans abonnement Adobe. |
| PDF sans coût supplémentaire | Edge lit, annote et signe ; Word ≥ 2013 convertit des PDF en .docx puis les ré‑exporte. |
| Signature électronique | Add‑ins Adobe Sign ou DocuSign (licences payantes), ou la nouvelle Microsoft Purview eSign (déploiement progressif). |
| Création de formulaires | Forms ou des contrôles de contenu Word conviennent pour des besoins simples ; Acrobat Pro domine pour les formulaires PDF interactifs complexes. |
Fonctionnalités PDF déjà incluses dans Microsoft 365
Microsoft Edge : le lecteur PDF évolué
Edge sait :
- surligner, dessiner, insérer du texte et des tampons ;
- remplir et enregistrer des formulaires simples (champ texte, cases à cocher) ;
- apposer une signature manuscrite (souris ou tactile) avec Fill & Sign ;
- lire les fichiers protégés par MIP.
Pour un employé devant relire un devis, signer un bon de livraison ou annoter un plan, Edge suffit.
Word, Excel et PowerPoint : export natif en PDF
Depuis Office 2007 SP2, le moteur Save as → PDF convertit le document au sein même de l’application, sans passer par une imprimante virtuelle. Avantages :
- respect des hyperliens et signets ;
- compression des images si désiré ;
- marques d’accessibilité (balises, titres) conservées à partir d’Office 2010.
Pour des documents bureautiques standards, la fidélité est excellente ; l’usage d’Acrobat Pro n’est alors pas justifié.
Power Automate + OneDrive/SharePoint
Vous pouvez automatiser l’enregistrement de fichiers Office au format PDF puis déclencher des circuits d’approbation :
- Utilisateur charge un contrat dans une bibliothèque SharePoint ;
- Power Automate convertit le fichier en PDF et l’envoie pour validation ;
- Le responsable approuve ; le flux archive la version signée dans un dossier Contrats valeurs probantes.
Ce schéma couvre de nombreux besoins internes sans surcoût licence.
Quand faut‑il réellement Acrobat Pro ?
Acrobat Pro intervient lorsque les exigences dépassent la bureautique :
- OCR haute précision sur des lots de documents scannés (plus de 190 langues, moteur Sensei, correction d’angle et de contraste) ;
- Bates numbering pour la production judiciaire ;
- Prévol PDF/A, PDF/X et PDF/UA pour les imprimeurs et les archives longue durée ;
- Édition d’objets SVG et ajustements de calques AutoCAD, Revit ou Inventor ;
- Formulaires dynamiques avec scripts JavaScript, champs calculés, bouton Envoyer vers une URL REST ;
- Signatures qualifiées eIDAS avec validation longue durée (Long‑Term Validation – LTV).
Comparatif détaillé
| Fonction | Edge | Word | Acrobat Standard | Acrobat Pro |
|---|---|---|---|---|
| Lecture/annotation | ✔︎ | — | ✔︎ | ✔︎ |
| Conversion DOCX→PDF | — | ✔︎ | ✔︎ (plug‑in) | ✔︎ (plug‑in) |
| OCR multilingue | — | — | Limité (mono page) | ✔︎ (lot, IA) |
| Formulaires interactifs | Remplir | Créer basique | Créer basique | Créer avancé + JavaScript |
| Signature qualifiée | — | — | Avec add‑in | Native + LTV |
| Redaction/RGPD | — | — | — | ✔︎ |
| Prévol PDF/A/X/UA | — | — | — | ✔︎ |
| Prix (licence mensuelle) | Inclus | Inclus | ≈ 15 € | ≈ 20 € |
Signature électronique : quelles options dans l’écosystème Microsoft ?
Adobe Sign
Intégration profonde via Adobe Acrobat Sign for Teams, Outlook, SharePoint. Conforme eIDAS, HIPAA, FedRAMP. Les signatures sont stockées chez Adobe, mais la version entreprise permet de choisir la région d’hébergement.
DocuSign
Complément Office, connecteur Power Automate, déclencheurs Power Apps, API REST. Fonction équivalente à Adobe Sign ; la différence se joue sur la grille tarifaire, les connecteurs sectoriels et la localisation des data centers.
Microsoft Purview eSign (aperçu public)
Solution propriétaire Microsoft s’appuyant sur Azure Key Vault. Idéale si vous souhaitez conserver toutes les données dans Azure et limiter les tiers. Fonctions annoncées pour 2025 : tamper‑evident seal, journal d’audit immuable, authentification Azure AD MFA.
Étapes de vérification avant d’acheter Acrobat Pro
- Audit interne : listez les tâches PDF de vos équipes (scénarios, volume mensuel, niveau de conformité requis).
- Testez les solutions gratuites : Edge pour l’annotation, Word pour la conversion, Forms pour la collecte de données.
- Installez l’essai Acrobat Pro 7 jours sur un échantillon d’utilisateurs avancés. Mesurez le gain de temps.
- Comparez les coûts : Acrobat Pro à l’utilisateur, Shared Device License ou Teams/Enterprise avec centralisation des factures Adobe.
- Plan de déploiement : script Intune, packs de langues, exclusions antivirus, configuration de la Feature Lockdown dans le registre pour bloquer les services Cloud non souhaités.
- Former les utilisateurs : sessions de 60 min sur l’OCR, la redaction RGPD et la création de formulaires dynamiques.
Bonnes pratiques de conformité
- Pour les archives légales, utilisez le profil PDF/A‑2u et conservez la police intégrée.
- Activez la validation LTV immédiatement après la signature qualifiée afin de pérenniser la chaîne de confiance.
- Documentez la procédure d’horodatage (Time Stamp Authority, TSA) dans votre politique interne.
- Pensez au versioning SharePoint afin de tracer l’évolution des PDF signés.
Alternatives hybrides ou économiques
Edge → Fill & Sign pour signer rapidement un PDF de quelques pages dans un contexte B2C.
Word/Excel → Enregistrer sous → PDF pour générer des rapports internes, sans dépendance externe.
Power Automate avec l’action Convertir le fichier + approbation Teams pour des circuits simples.
Ces solutions couvrent 60‑70 % des cas métiers courants. Gardez Acrobat Pro pour les workflows exigeants.
FAQ
Acrobat Reader suffit‑il pour signer des PDF ?
Reader permet d’apposer une signature dessinée ou une signature numérique PKI si le PDF inclut déjà un champ de signature. Il ne crée pas de champ, ne valide pas l’OCR ni ne modifie le contenu.
Quel est le surcoût d’Adobe Sign si l’on possède déjà Acrobat Pro ?
Les deux produits sont distincts. Acrobat Pro inclut un quota limité d’envois pour signature (100 transactions/an). Au‑delà, Adobe Sign Entreprise ou Business s’impose, facturé à la transaction ou à l’utilisateur.
Existe‑t‑il une option open source fiable ?
Des outils comme PDF‑XChange Editor ou LibreOffice Draw gèrent l’édition légère, mais pas les signatures qualifiées ni la validation PDF/A poussée. À considérer pour un budget proche de zéro, mais tester la compatibilité en production.
Edge suffit‑il pour un usage RH (contrats de travail) ?
Pour un pays nécessitant une signature électronique avancée (AES) ou qualifiée (QES), Edge seul n’offre pas la chaîne de certification. Intégrez Adobe Sign, DocuSign ou Purview eSign.
Peut‑on mélanger Acrobat Pro et Standard dans la même organisation ?
Oui. Les licences sont attribuées par utilisateur. Réservez Pro aux métiers exigeants (juridique, graphisme), Standard ou Reader aux autres.
Conclusion
Microsoft 365 vous apporte déjà la lecture, la conversion et l’annotation de PDF sans frais supplémentaires. Toutefois, dès que vos processus réclament l’OCR perfectionné, les signatures qualifiées ou le contrôle prépresse, Adobe Acrobat Pro redevient incontournable. La bonne approche : évaluer besoin par besoin, centraliser l’achat de licences et former les équipes pour maximiser le retour sur investissement.