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Outlook retélécharge des messages : corriger les doublons IMAP/POP3 sur Gmail et Hotmail

Outlook

Outlook qui rapatrie soudainement des milliers d’anciens courriels peut transformer une boîte de réception en véritable chaos : dates remplacées par l’heure courante, règles d’archivage inopérantes, doublons partout. Voici pourquoi cela se produit — et surtout comment l’empêcher durablement.

Sommaire

Problème posé

De nombreux utilisateurs d’Outlook (de 2007 à Microsoft 365) constatent qu’un ou plusieurs comptes — le plus souvent Gmail ou Hotmail/Outlook.com, parfois un ancien compte Yahoo/Rogers — se resynchronisent entièrement. Les messages, y compris ceux supprimés depuis des années, sont retéléchargés puis horodatés avec la date et l’heure actuelles ; les règles locales échouent et le quota disque explose.

  • Comptes concernés : Gmail et Yahoo en IMAP, Hotmail/Outlook.com en POP3.
  • Conséquences immédiates : affichage trompeur (tous les messages semblent « nouveaux »), surcharge du fichier de données, lenteur, faux positifs de recherche et, souvent, dépassement de la taille maximale du PST/OST.

Analyse des causes

CasSymptômesCause probableCommentaire technique
IMAPCréation automatique d’un nouveau fichier OST, puis re‑téléchargement complet du compte.OST introuvable, corrompu ou suppression manuelle du profil.L’IMAP ne gère pas « Laisser une copie sur le serveur » ; si l’OST disparaît, Outlook retélécharge tout.
POP3Téléchargement répété des mêmes messages → doublons.1) PST corrompu
2) Compteur UIDL réinitialisé côté serveur
3) « Laisser une copie » cochée sans limite.		Un PST endommagé ou un UIDL remis à zéro fait croire qu’aucun message n’a déjà été reçu.

Correctifs appliqués et résultats

Compte Gmail (IMAP)

  1. Vérifier le protocole — le port 993 SSL/TLS confirme bien l’IMAP.
  2. Paramètres avancés — laisser cochée la purge automatique des éléments supprimés pour éviter la repousse des messages effacés côté Web.
  3. Contrôle de l’OST — si le fichier est manquant ou défectueux :
    1. Fermer Outlook.
    2. Renommer l’OST (ex. moncompte.ost.old).
    3. Relancer Outlook : un nouvel OST sain se crée et la resynchronisation est propre.

Résultat : plus de retéléchargement intempestif, dates et drapeaux correctement conservés.

Compte Hotmail / Outlook.com (POP3)

  1. Mettre à jour les serveurs : pop-mail.outlook.com :995 SSL et smtp-mail.outlook.com :587 STARTTLS.
  2. Options de remise :
    • Soit décocher totalement « Laisser une copie des messages sur le serveur » ;
    • Soit garder l’option, mais activer « Supprimer du serveur après » (7 à 14 jours suffit) pour éviter l’embolie du compteur UIDL.
  3. Réparer le PST avec SCANPST.EXE OU créer un nouveau profil et rattacher l’ancien PST en archive distincte.
  4. Alternative pérenne : migrer le compte en Exchange/Outlook (EAS) ou IMAP, mieux tolérant aux connexions multiples.

Résultat : fini les doublons ; les éventuels premiers doublons restent cantonnés aux années déjà écoulées.

Recommandations générales

  1. Préférer IMAP ou Exchange à POP : plus de synchronisation serveur, plus de marquages vus/non‑vus cohérents entre appareils, et aucun UIDL à gérer.
  2. Surveiller l’intégrité des fichiers :
    • OST — considéré comme cache ; inutile de sauvegarder, mais sa disparition provoque le bug. Gardez‑le sur un SSD fiable.
    • PST — sauvegardes régulières ; passez SCANPST après chaque arrêt brutal ou rançon logicielle.
  3. Créer des profils Outlook distincts lorsque plusieurs comptes montrent des comportements divergents ; on limite ainsi la propagation d’une corruption de données.
  4. Nettoyer le serveur (webmail) : purgez périodiquement « Trash / Élément supprimés » et les dossiers archivés obsolètes. Si Outlook pense qu’un message existe toujours côté serveur, il le rapatrie.
  5. Contrôler filtres et règles côté serveur : un nouveau filtre Gmail ou une règle Outlook.com peut déclencher un flux inattendu (ex. rétro‑application d’étiquettes).

Procédures avancées pour administrateurs

Dans les environnements d’entreprise ou de TPE dépourvus d’Exchange local, la multiplication des doublons peut représenter plusieurs dizaines de gigaoctets inutiles. Les bonnes pratiques suivantes réduisent les tickets HelpDesk :

  • Quota de PST : imposez un plafond de 10 Go (ou moins) via GPO. Au‑delà, les risques de corruption augmentent exponentiellement.
  • Redirection journalière des journaux SCANPST : un simple script PowerShell collecte et alerte dès qu’un PST dépasse 1 % d’erreurs réparées.
  • Stockage local chiffré : BitLocker ou FileVault protègent l’OST, mais il faut s’assurer que la puce TPM ou la clé maître ne subissent pas de perte ; sinon l’OST devient illisible et se re‑télécharge.
  • Archivage en ligne (Microsoft 365 Plan E3/E5) : les messages vieux de x mois basculent dans la boîte d’archive en ligne, évitant de dépasser la taille limite locale.

Étapes de diagnostic rapides

Avant de foncer dans les correctifs, identifiez la véritable source :

  1. Étape 1 : repérer le protocole — clic droit sur le compte > Paramètres du compte. S’il est en POP/SMTP, le risque de doublons est intrinsèque ; en IMAP ou EAS, c’est souvent l’OST.
  2. Étape 2 : inspecter taille et date des fichiers — un OST recréé aujourd’hui explicite le déclencheur.
  3. Étape 3 : contrôler les entêtes — en mode Affichage > Champ de développement, vérifiez si l’ID X-GM-THRID (Gmail) ou UIDL est différent entre doublons.

Questions fréquentes

Pourquoi Outlook télécharge‑t‑il des messages déjà supprimés côté Gmail ?

Outlook IMAP se base sur le numéro d’UID IMAP. Si le dossier « Corbeille » ou « Tous les messages » est inclus dans l’abonnement IMAP et qu’un message réapparaît, Outlook le considère comme nouveau et l’affiche avec la date de la synchronisation. Désabonner ces dossiers ou purger régulièrement la corbeille résout le problème.
Puis‑je supprimer l’OST pour gagner de la place ?

Oui, mais Outlook le régénérera au prochain lancement, déclenchant une resynchronisation totale. Faites‑le uniquement si vous suspectez une corruption et lorsque vous disposez d’une connexion haut débit illimitée.
Le même compte fonctionne bien sur le téléphone, pourquoi pas sur le PC ?

Les clients mobiles utilisent quasiment toujours IMAP ou REST (Hotmail API) avec un cache local volatile. Sur le PC, le fichier PST/OST persiste ; s’il est endommagé, il désynchronise l’état du serveur.

Points à retenir

  • « Laisser une copie sur le serveur » affecte seulement POP ; elle est inopérante en IMAP/Exchange et peut provoquer des doublons infinis.
  • Un doublon massif après des années signale presque toujours un fichier de données corrompu ou un identifiant UID/UIDL réinitialisé sur le serveur.
  • Pour éliminer durablement le problème : passer à IMAP ou Exchange, maintenir des PST intègres, et désactiver la conservation inutile des messages serveur.

Conclusion

La tentation est grande de blâmer Outlook dès qu’une cascade de vieux messages envahit la boîte de réception, mais l’anomalie provient presque toujours du couple fichier local ↔ identifiant serveur. Une vérification méthodique du protocole, la réparation — ou la recréation — du fichier de données, et le choix d’un mode de synchronisation moderne (IMAP/EAS) suffisent dans la quasi‑totalité des cas. Prenez l’habitude de contrôler régulièrement vos sauvegardes PST, de purger la corbeille serveur et d’appliquer les correctifs décrits : votre messagerie restera saine, rapide et sans doublons, même après plusieurs années d’usage intensif.

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