Marre de voir votre mail perdre son style à chaque collage ? Voici comment forcer Outlook (classique pour Windows) à coller par défaut en « Fusionner la mise en forme », et ce que vous pouvez (ou non) faire dans Outlook sur le Web et le « nouvel Outlook » basé sur le web.
Définir « Fusionner la mise en forme » comme comportement de collage par défaut dans Outlook
Vue d’ensemble de la question
Vous souhaitez qu’un collage classique (Ctrl+V) dans Outlook (version classique pour Windows) adopte automatiquement la police, la taille et le style de votre message en cours, sans ramener les couleurs, polices et mises en forme exotiques de la source. Concrètement, vous voulez imposer en permanence le mode Fusionner la mise en forme au lieu de « Conserver la mise en forme source ».
La bonne nouvelle : c’est nativement configurable dans Outlook classique (2016/2019/2021/Microsoft 365 pour Windows), car l’éditeur d’Outlook repose sur Word et hérite de ses paramètres d’édition. Côté Outlook sur le Web (OWA) et nouvel Outlook pour Windows (interface web), en revanche, il n’existe pas encore d’option globale équivalente ; des solutions pratiques permettent toutefois d’obtenir un collage homogène au quotidien.
Réponse & Solution
Outlook bureau (classique, Windows)
À distinguer : Outlook classique (ruban complet, menu Fichier → Options) vs le nouvel Outlook pour Windows (très proche d’OWA, panneau Paramètres façon web). Les étapes ci-dessous s’appliquent au client classique.
Activer « Fusionner la mise en forme » par défaut
- Ouvrez Fichier → Options → Courrier → Options de l’éditeur….
- Dans la fenêtre Options de l’éditeur, allez à Avancé → section Couper, copier et coller.
- Réglez les 4 listes déroulantes sur Fusionner la mise en forme :
- Coller dans le même document
- Coller entre documents
- Coller entre documents lorsque les styles sont en conflit
- Coller depuis d’autres programmes
- Validez par OK jusqu’à fermer les boîtes de dialogue.
Chemin clavier (rapide) : Alt, F, T (Options) → M (Courrier) → Alt+E (Options de l’éditeur) → A (Avancé). Utilisez Tab et les flèches pour positionner les listes « Coller… » sur Fusionner la mise en forme.
(Facultatif) Afficher le bouton « Options de collage »
- Dans Options de l’éditeur → Avancé, cochez Afficher le bouton Options de collage lorsque du contenu est collé.
Selon la build, cette case peut aussi être visible sous Fichier → Options → Courrier → Autres. Ce petit bouton contextuel permet de vérifier ponctuellement quel mode a été utilisé et de le corriger au besoin.
(Recommandé) Harmoniser la police par défaut d’Outlook
- Allez dans Fichier → Options → Courrier → Papeterie et polices….
- Définissez votre police, style et taille pour Nouveaux messages et Réponses/Transferts.
Avec Fusionner la mise en forme, le texte collé s’alignera sur ces choix. C’est la clé pour des messages homogènes, lisibles et professionnels.
Valider votre configuration
- Créez un nouveau message, tapez quelques mots (ils définissent le style de destination).
- Copiez un paragraphe d’une page web (police et couleurs bien différentes).
- Collez avec Ctrl+V : le texte doit reprendre la police et la taille du message sans importer l’arrière‑plan ni les polices exotiques. Les emphases (gras, italique) et les liens pertinents sont conservés.
Important : il existe bel et bien un paramètre intégré pour imposer ce comportement dans Outlook classique Windows (2016/2019/2021/Microsoft 365), via Options de l’éditeur. Aucune macro ni add‑in n’est nécessaire dans la grande majorité des cas.
Comment « Fusionner la mise en forme » se comporte concrètement
Pour lever toute ambiguïté, voici ce que ce mode conserve et ce qu’il adapte en fonction du style de votre message.
| Élément collé | Résultat avec Fusionner la mise en forme | Notes utiles |
|---|---|---|
| Police & taille | Adopte la police & la taille du message. | Assurez-vous d’avoir défini vos polices par défaut (Papeterie et polices). |
| Gras / italique / souligné | Conserve l’emphase sémantique. | Utile pour garder la hiérarchie et l’accentuation. |
| Couleurs de police | Peut être ajusté vers la couleur par défaut du message. | Évite l’« arc‑en‑ciel » issu du web. |
| Arrière‑plan et surlignage | Généralement supprimés. | Finies les zones grises/jaunes indésirables. |
| Listes à puces / numérotées | Conserve la structure de liste, reformate selon le style du message. | Les symboles/numérotations s’adaptent au thème de destination. |
| Liens hypertexte | Conserve le lien, mais la présentation s’adapte (couleur/souligné). | Vérifiez l’URL si critique ; le style bleu souligné peut varier. |
| Titres / styles nommés | Convertit vers les styles équivalents de destination si possible. | En cas de conflit, les styles du message priment. |
| Tableaux | Structure conservée, habillage (bordures, police) adapté au message. | Le rendu final dépend du thème et des bordures par défaut. |
| Images | Les images restent des images (non « fusionnables »). | Seul l’habillage autour du texte est influencé. |
Outils à connaître (Outlook classique)
- Collage spécial (Ctrl+Alt+V) : choisissez ponctuellement Fusionner la mise en forme ou Texte non mis en forme.
- Effacer la mise en forme (ruban Message) : supprime les attributs importés sur une sélection.
- Raccourcis Word utiles dans Outlook : Ctrl+Espace (réinitialise la mise en forme caractère), Ctrl+Q (réinitialise la mise en forme paragraphe).
- Bouton « Options de collage » : s’affiche après un collage ; permet de basculer ponctuellement de mode sans rouvrir les Options.
Dépannage rapide
- Le collage ne fusionne pas comme prévu : assurez‑vous que le paragraphe cible n’a pas un formatage direct (par ex. taille 9 ou police imposée). Sélectionnez le paragraphe et pressez Ctrl+Espace puis Ctrl+Q avant de coller.
- Ce n’est pas le bon Outlook : si vous ne trouvez pas Fichier → Options, vous êtes probablement sur le nouvel Outlook (web). Voir la section OWA ci‑dessous.
- Conflits de styles : réglez aussi Coller entre documents lorsque les styles sont en conflit sur Fusionner la mise en forme ; c’est ce paramètre qui tranche en faveur du message de destination.
- Le texte arrive encore trop « brut » : pour un message 100 % neutre, utilisez à la place Texte non mis en forme via Ctrl+Alt+V puis sélection.
Outlook sur le Web (OWA) et « nouvel Outlook »
À ce jour, OWA ne propose pas un réglage global pour imposer Fusionner la mise en forme sur chaque collage. Le nouvel Outlook pour Windows (application basée sur la technologie d’Outlook web) suit la même logique : il hérite du comportement d’OWA. Voici les alternatives pratiques à adopter au quotidien.
Procédure recommandée (rapide et efficace)
- Coller sans mise en forme : essayez Ctrl+Shift+V (fonctionne dans la plupart des navigateurs modernes) pour coller en texte brut. Idéal pour neutraliser tout formatage importé.
- Historique du presse‑papiers Windows : pressez Win+V et utilisez l’option de collage en texte brut lorsque disponible.
- Effacer la mise en forme après collage : utilisez l’icône Effacer la mise en forme dans la barre d’outils du composeur OWA.
- Menu du navigateur : selon le navigateur, clic droit → Coller comme texte brut peut être proposé.
Astuce productivité : si vous copiez‑collez beaucoup depuis le web, adoptez une routine « Ctrl+Shift+V par défaut, et j’ajoute ensuite le gras/les liens nécessaires ». C’est un excellent compromis pour préserver une signature visuelle cohérente, surtout en contexte multi‑auteurs.
À retenir : OWA et le nouvel Outlook n’offrent pas l’option globale d’Outlook classique. Si votre priorité absolue est un collage fusionné par défaut, utilisez Outlook classique pour la rédaction, ou collez en texte brut et appliquez vos styles de message.
Astuces complémentaires & points d’attention
Raccourcis et commandes utiles
| Action | Outlook classique (Windows) | OWA / nouvel Outlook | Quand l’utiliser |
|---|---|---|---|
| Coller fusionné par défaut | Paramétrable via Options de l’éditeur | Non disponible (pas d’option globale) | Standardiser le rendu des mails |
| Collage spécial | Ctrl+Alt+V | Non (utiliser options navigateur / texte brut) | Choisir ponctuellement le mode de collage |
| Coller en texte brut | Via Collage spécial | Ctrl+Shift+V (souvent), Win+V | Neutraliser totalement la mise en forme source |
| Effacer la mise en forme | Bouton Effacer la mise en forme / Ctrl+Espace, Ctrl+Q | Bouton dans la barre d’outils OWA | Nettoyer après un collage non désiré |
Bonnes pratiques pour des mails impeccables
- Définissez une police standard d’équipe (ex. Calibri/Arial 11pt). Avec Fusionner la mise en forme, tout le monde collera « propre ».
- Surveillez les styles directs (taille, couleur imposées sur un paragraphe). Ils ont toujours le dernier mot, même avec la fusion.
- Évitez de coller des blocs complexes (widgets, éléments interactifs web). Préférez un copier ciblé du texte utile puis mettez en forme dans Outlook.
- Raccourcis d’hygiène : Ctrl+Espace puis Ctrl+Q sur une sélection « bizarre » avant collage : vous repartez sur une base propre.
- Tableaux collés : si le tableau importe des bordures surprenantes, sélectionnez‑le, puis appliquez un style de tableau Outlook ou supprimez les bordures superflues.
Confusions à éviter
- Ctrl+Shift+V n’est pas le « Collage spécial » dans Outlook classique (c’est un raccourci de texte brut dans de nombreux navigateurs).
- Nouvel Outlook pour Windows n’est pas le client classique : son composeur suit les capacités d’OWA et ne reprend pas les Options de l’éditeur de Word.
- « Conserver la mise en forme source » ≠ « Fusionner » : le premier garde les polices/couleurs d’origine, le second les adapte au message en gardant la structure (gras, listes, liens utiles).
FAQ express
Quelle différence entre « Fusionner la mise en forme » et « Texte non mis en forme » ?
« Fusionner » conserve la structure (gras, italique, listes, liens) mais reformate avec la police/tailles du message. « Texte non mis en forme » supprime tous les attributs et colle du texte brut.
Est‑ce que cela change quelque chose pour les images/pièces jointes ?
Non. Les images collées restent des images. Les pièces jointes ne sont pas concernées par les modes de collage du texte.
Mon organisation peut‑elle imposer ce réglage à tous les utilisateurs ?
Dans le client classique, le paramètre existe au niveau utilisateur via Options de l’éditeur. Selon vos politiques Office, un administrateur peut aussi normaliser la papeterie (polices par défaut) pour harmoniser le rendu global. Pour OWA/nouvel Outlook, il n’y a pas d’option globale équivalente à ce jour.
« Fusionner » me casse des mises en évidence (couleurs)
C’est attendu : la fusion privilégie la cohérence du message. Pour garder une coloration particulière, collez une première fois en fusion, puis recolorez manuellement le passage utile.
Scénarios types et solutions
Copier depuis Excel vers un mail Outlook
Le tableau conserve sa structure, mais la police/tailles se conforment au message. Si vous perdez certains traits de bordure (ou si tout devient trop chargé), appliquez un style de tableau sobre dans Outlook après collage. Pour un simple collage texte des cellules, utilisez le Collage spécial → Texte non mis en forme.
Copier depuis un site web très stylé
La fusion efface arrière‑plans et polices exotiques. Les liens restent cliquables mais prennent l’apparence de votre thème. Si des icônes SVG ou éléments « liste décorative » se copient mal, collez d’abord en texte brut (Ctrl+Shift+V dans OWA, Collage spécial dans Outlook classique) puis ajoutez vos puces.
Réponses et transferts
Pour garantir l’uniformité, alignez les polices dans Papeterie et polices pour Réponses/Transferts également. La fusion s’appuiera ainsi sur le même référentiel visuel.
Checklist finale
- Dans Outlook classique Windows, les 4 options de Couper, copier et coller sont bien sur Fusionner la mise en forme.
- Le bouton Options de collage est activé (pratique pour vérifier au vol).
- Les polices par défaut (Nouveaux, Réponses/Transferts) sont définies et cohérentes.
- Dans OWA/nouvel Outlook, vous avez pris l’habitude de Ctrl+Shift+V ou Win+V pour coller du texte propre.
- Vous connaissez Ctrl+Alt+V (Collage spécial), Ctrl+Espace/Ctrl+Q (remise à zéro de la mise en forme).
En bref
- Outlook bureau → Paramétrez Options de l’éditeur → Avancé → Couper, copier et coller sur Fusionner la mise en forme (les quatre entrées). Activez éventuellement le bouton Options de collage.
- Outlook sur le Web / nouvel Outlook → Pas de paramètre global ; utilisez Ctrl+Shift+V, Effacer la mise en forme, ou Win+V pour coller en texte brut.
Avec ces réglages et habitudes, vos collages ne « casseront » plus l’apparence de vos messages : chaque mail restera net, cohérent et agréable à lire, quel que soit l’endroit d’où provient le texte.