Les boutons de vote ne s’affichent plus ? Suivez ce guide pas‑à‑pas pour diagnostiquer toutes les causes possibles—clients, format RTF, relais, chiffrement, compléments, réglages Exchange—et rétablissez en moins d’une heure le mécanisme de sondage d’Outlook dans votre organisation.
Comprendre le fonctionnement des boutons de vote Outlook
Les boutons de vote d’Outlook reposent sur deux piliers :
- Le client Outlook (Windows ou macOS) doit interpréter le balisage TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format). Les déclinaisons Web, mobiles et la prévisualisation dans certaines solutions d’archivage n’implémentent pas ce rendu.
- Le message source doit rester au format RTF. En clair, la pièce jointe invisible winmail.dat transporte les informations de vote. Toute conversion en HTML ou en texte brut supprime les boutons.
À la moindre conversion ou réécriture, le sondage disparaît côté destinataire ; il peut même ne plus être visible pour l’expéditeur dans les éléments envoyés.
Symptômes courants
- Le destinataire ne voit qu’un courriel quasi classique, parfois accompagné de la pièce jointe winmail.dat.
- Le destinataire peut néanmoins répondre manuellement au message ; Outlook n’enregistre pas son choix dans l’onglet Suivi.
- L’expéditeur ne reçoit aucune statistique de vote dans les Éléments envoyés.
Matériel et logiciels concernés
Le problème touche principalement :
- Outlook pour Windows (versions 2016 à Microsoft 365), Outlook pour Mac (v16.x), Outlook Web App lorsqu’il sert d’interface principale.
- Exchange Server 2016/2019 et Exchange Online.
- Passerelles tierces de sécurité (Proofpoint, Barracuda, Cisco ESA, etc.).
- Solutions d’archivage ou de DLP, moteurs antivirus en passerelle, proxys SMTP.
Liste de contrôle détaillée
| Étape | Vérification / Action à entreprendre | Pourquoi c’est important |
|---|---|---|
| 1 | Client Outlook pris en charge : utiliser la version complète d’Outlook pour bureau. | Les options de vote ne sont pas rendues dans les clients non pris en charge. |
| 2 | Format Rich Text (RTF) : composez et envoyez le message en RTF (Options › Format › Texte enrichi). | Les boutons sont codés dans le format propriétaire TNEF ; s’ils sont convertis, ils disparaissent. |
| 3 | Passerelles et relais de messagerie : assurez‑vous qu’aucun service ne convertit ou « nettoie » le message. | La conversion RTF → HTML supprime les boutons et peut forcer l’ajout de winmail.dat. |
| 4 | Add‑ins et règles : désactivez temporairement compléments Outlook et règles côté client/serveur. | Certaines extensions réécrivent les en‑têtes ou le corps du message. |
| 5 | Chiffrement : n’appliquez pas de S/MIME ni d’Office 365 Message Encryption. | Les boutons de vote ne sont pas pris en charge dans un message chiffré. |
| 6 | Création correcte du sondage : Outlook › Options › Suivi › Utiliser les boutons de vote. | Un paramétrage incorrect côté expéditeur empêche l’apparition des boutons. |
| 7 | Suivi & impression des réponses : Éléments envoyés › Message › Suivi. | Permet de valider que le vote fonctionne lorsque des réponses sont enregistrées. |
Diagnostic rapide pas-à-pas
- Envoyez un test interne : adressez un message de vote à un collègue sur le même serveur Exchange, en évitant les relais externes. Si les boutons s’affichent, le problème vient d’une passerelle ou d’un service de sécurité.
- Inspectez l’en‑tête Internet du message reçu : recherchez les champs
Content-Type: text/rtfouapplication/ms-tnef. Absents ? Une conversion a eu lieu. - Exécutez :
Get-RemoteDomain | fl Name,TNEFEnableddans Exchange Management Shell. TNEFEnabled = False ? Activez‑le (Set-RemoteDomain -Identity Default -TNEFEnabled $True), puis refaites un essai. - Ouvrez Outlook en mode sans échec (
outlook.exe /safe) pour isoler les compléments. Boutons visibles ? Le coupable est probablement un add‑in. - Désactivez temporairement la journalisation ou le filtrage DLP : certains outils suppriment la structure TNEF par défaut pour réduire la surface d’attaque.
Cas particuliers et pièges cachés
Conversion forcée côté destinataire IMAP/POP
Si un utilisateur récupère le courrier via IMAP/POP sur un ancien client : Outlook convertit parfois le message à la volée, cassant les boutons. Assurez‑vous qu’il se connecte en MAPI/HTTP ou Outlook Anywhere.
Combinaison vote + pièces jointes
L’ajout de pièces volumineuses (PDF, PPT) accroît le risque qu’un relais applique une réécriture multipart/alternative. Pour tester, envoyez d’abord un emailing sans pièce jointe.
Règles de transport Exchange
Les règles « Modifier le sujet ou le corps du message »—par exemple pour insérer un avertissement de confidentialité—suffisent à invalider les boutons. Privilégiez l’ajout d’en‑têtes plutôt que la modification du corps.
Bonnes pratiques d’administration Exchange
- Surveillez les paramètres globaux
Set-TransportConfig -TNEFEnabled $Trueet-SuppressTNEF $False. - Créez un connecteur dédié pour vos partenaires externes si vous devez désactiver TNEF tout en le maintenant en interne.
- Consignez une procédure interne : « Pour envoyer un sondage, cochez RTF » afin d’éviter les erreurs humaines.
Alternatives modernes aux boutons de vote
Microsoft investit désormais dans des solutions plus universelles : Microsoft Forms intégrés Inséré dans l’email, le formulaire se charge côté OWA et mobile, traite jusqu’à 4000 réponses et exporte nativement vers Excel. Sondages Teams Idéal pour des votes rapides pendant une réunion ; la carte adaptive s’affiche dans le canal ou la discussion, résultat visible en direct.
Pour les organisations ayant des populations hybrides (Outlook complet + Web + smartphone), envisagez un basculement progressif vers ces outils, tout en conservant les boutons de vote pour les cas d’usage purement internes.
Checklist de validation finale
Avant de déclarer la mission accomplie :
- Testez un vote interne, puis un vote traversant chaque passerelle de sécurité active.
- Vérifiez la remontée dans Suivi ; assurez‑vous que le comptage de réponses est correct.
- Documentez la configuration (captures d’écran, version client, paramétrage TNEF).
- Communiquez un quick‑guide aux utilisateurs pour créer un sondage sans se tromper.
FAQ express
Les votes fonctionnent en interne mais pas vers un client Office 365 externe, pourquoi ?
L’organisation destinataire force peut‑être TNEFEnabled = False sur votre domaine. Proposez‑lui de créer un Remote Domain spécifique avec TNEF actif, ou basculez vers Microsoft Forms.
Un proxy DLP ajoute un avertissement en pied de mail ; est‑ce un problème ?
Oui : l’ajout de texte dans le corps crée une nouvelle partie MIME, cassant la structure TNEF. Utilisez plutôt une bannière HTML dans l’en‑tête ou un transport rule disclaimer configuré en mode wrap.
Comment exporter les résultats vers Excel ?
Dans le message d’origine (Éléments envoyés) › Suivi › sélectionnez une réponse › Ctrl+A › Ctrl+C. Ouvrez Excel › Ctrl+V. Les colonnes Nom, Réponse, Date s’alignent automatiquement.
Mémo pour l’utilisateur final : création d’un sondage en 60 secondes
- Ouvrez un nouveau message Outlook.
- Options › Utiliser les boutons de vote › choisissez Oui ;Non ou Personnalisé et séparez chaque choix par un point‑virgule.
- Format › Texte enrichi.
- Saisissez votre texte, ajoutez une ligne d’explications.
- Envoyez ! Surveillez l’onglet Suivi pour les résultats.
Prochaine étape : prévention durable
Pour éviter que le problème ne réapparaisse après une mise à jour ou une modification d’infrastructure :
- Intégrez un test de bouton de vote dans votre plan de validation après chaque patch Outlook/Exchange.
- Automatisez un script PowerShell hebdomadaire vérifiant les paramètres TNEF des Remote Domains.
- Inscrivez dans la politique DLP que la réécriture du corps d’un message interne est proscrite, sauf exemption documentée.
Conclusion
La disparition des boutons de vote Outlook n’est presque jamais due à un bug ; c’est le signe qu’un des maillons de la chaîne (client, relais, règle ou chiffrement) convertit le message hors RTF. Armé de ce guide, vous disposez d’un road‑map exhaustif pour remonter la cause racine, rétablir la fonctionnalité et même moderniser vos processus grâce à Microsoft Forms ou Teams.