Modifier manuellement son statut Hors‑ligne dans Microsoft Teams peut sembler anodin ; pourtant, les rapports d’activité Microsoft 365 continuent d’enregistrer vos connexions. Découvrez comment ces indicateurs fonctionnent réellement et jusqu’où vos managers peuvent aller pour les consulter.
Visibilité réelle des statuts « Absent » / « Hors‑ligne » dans Microsoft Teams
Vue d’ensemble de la question
Un salarié s’interroge :
- son supérieur peut‑il voir qu’il a activé manuellement le statut Absent ou Hors‑ligne malgré l’interdiction interne ?
- ce même supérieur peut‑il quand même connaître les heures de connexion réelles si le pictogramme reste bloqué sur Hors‑ligne ?
Réponse rapide
L’icône de présence affichée dans Teams ne révèle pas directement qu’elle a été réglée à la main ; en revanche, les rapports d’administration Microsoft 365 et les journaux Entra ID (ex‑Azure AD) conservent une trace des sessions et activités, indépendamment du statut. Autrement dit, un responsable disposant des bonnes autorisations peut reconstituer vos véritables périodes de connexion.
Tableau récapitulatif
| Point clé | Explications pratiques |
|---|---|
| Ce que voient les collègues (et la plupart des managers) | Dans le client Teams, seul l’état résultant est visible ; aucune mention n’indique qu’il a été défini manuellement (User‑configured) ou automatiquement (App‑configured). Un chef d’équipe utilisant uniquement l’application ne saura donc pas que vous avez « triché ». |
| Ce que peut voir un administrateur (ou un manager ayant accès aux rapports) | Les rapports Usage/Activité du centre d’administration Microsoft 365 et les journaux Entra ID listent : • la dernière connexion à Teams ; • la durée et la nature de l’activité (messages, appels, réunions). Ces données ne dépendent pas du statut affiché ; un responsable peut donc détecter que vous étiez connecté alors que le pictogramme restait Hors‑ligne. |
| Différencier User‑configured et App‑configured | L’information figure dans l’API Graph (presence.source). Elle n’est accessible qu’aux administrateurs, aux développeurs ou via des scripts internes ; elle n’apparaît ni sur le client Teams classique, ni sur Teams Web. |
| Expiration des statuts manuels | Hors‑ligne : durée illimitée jusqu’à réinitialisation manuelle. Occupé / Ne pas déranger : 24 h maximum. Tous les autres (Absent, BRB…) : 7 jours maximum. Au‑delà, Teams repasse sur un état calculé automatiquement. |
| Blocage des changements manuels | À ce jour, Teams ne propose aucune stratégie native pour interdire la modification manuelle du statut. Le blocage relève d’une règle RH ou disciplinaire interne. |
| Limites de la discrétion | Même en Hors‑ligne : • vous recevez les messages, visibles dès que vous ouvrez l’application ; • si vous prenez un appel, Teams passe instantanément en En communication ; l’astuce tombe immédiatement à l’eau. |
| Bonnes pratiques | Laisser Teams gérer automatiquement l’absence (verrouillage PC, mise en veille, inactivité). Pour une pause planifiée : privilégier Absent avec durée ou Ne pas déranger. Clarifier avec votre supérieur quelles métriques font foi (rapports d’usage vs icône de présence). |
Fonctionnement interne de la présence Teams
Chaque client (Windows, macOS, mobile, Web) publie régulièrement son propre état vers le service Cloud Presence. Ce service agrège les signaux suivants :
- activité clavier/souris (IdleTimeout) ;
- calendrier Exchange / Outlook (créneau occupé, réunion en cours) ;
- état d’appel (InACall, InAConference) ;
- modifications manuelles réalisées par l’utilisateur.
Un resolver applique ensuite une hiérarchie stricte : En communication > Présentation > Ne pas déranger > Occupé > Absent > Disponible > Hors‑ligne. Cette logique garantit que l’état affiché reflète toujours la situation la plus « importante ». Par exemple, si vous choisissez Disponible mais que vous rejoignez une réunion Teams, l’icône devient En réunion sans intervention de votre part.
Où et comment les heures de connexion sont‑elles consignées ?
Microsoft 365 maintient plusieurs emplacements de journalisation :
- Teams User Activity Report (administration Microsoft 365)
– Affiche le nombre de messages envoyés, appels passés, réunions organisées, ainsi que la date/heure de dernière activité.
– Retention variable selon licence (E1, E3, E5) ; jusqu’à 180 jours en standard. - Entra ID Sign‑In Logs
– Dresse la liste des authentifications interactives ; on y voit l’heure exacte d’ouverture de session, l’adresse IP et le type d’appareil. - Microsoft 365 Audit Logs
– Consigne quasiment tous les événements de collaboration ; le rôle Global Reader ou AuditLog Reader suffit pour interroger ces données. - Graph API présence
– Un script PowerShell ou .NET peut souscrire à un flux changeNotification, consignant chaque bascule d’état en temps réel, source comprise. Cette méthode est parfois utilisée par les équipes RH pour générer un historique de présence plus fin que celui proposé nativement.
Scénarios concrets : ce qui fonctionne… et ce qui ne fonctionne pas
Scénario 1 : bloquer la présence en Hors‑ligne toute la journée
▪ Votre pictogramme reste gris pour vos collègues.
▪ Le rapport d’usage affichera toutefois « Dernière activité : 10 h 37 » si vous avez envoyé un message.
▪ Les journaux Entra ID montreront une session de 8 h 14 à 12 h 22.
Conclusion : l’illusion n’existe que dans l’interface Teams.
Scénario 2 : laisser Teams en arrière‑plan après déconnexion VPN
▪ Si le client reste ouvert, il continue de « pinger » les services cloud.
▪ Le statut passe automatiquement sur Absent au bout de 5 minutes d’inactivité, puis sur Hors‑ligne lorsque la connectivité réseau est perdue.
▪ L’administrateur verra quand même la dernière présence active et le moment exact de la perte de connexion.
Scénario 3 : utiliser un script tiers pour simuler un mouvement de souris
▪ Le statut demeurera Disponible.
▪ Les rapports indiqueront cependant l’absence d’activité Teams (aucun message, aucun appel).
▪ Des écarts fréquents entre « Disponible » et zéro activité peuvent attirer l’attention d’un manager attentif.
Risques et implications RH
La présence Teams est souvent considérée comme un indicateur de productivité, à tort ou à raison. Or, au regard du droit du travail français :
- une mesure individuelle de l’activité doit être déclarée à la CNIL et portée à la connaissance des salariés ;
- le salarié peut exiger un accès aux données le concernant (droit d’accès) ;
- la finalité doit être proportionnée : vérifier un temps de travail contractuel, pas surveiller chaque clic.
En cas de doute, rapprochez‑vous des représentants du personnel ou de la DPO avant d’exploiter les rapports de présence.
Bonnes pratiques pour chacune des parties
Pour le salarié
- Utilisez Absent ou Ne pas déranger plutôt que Hors‑ligne : l’information reste transparente.
- Déconnectez‑vous réellement (Ctrl + Q) pour les pauses longues, plutôt que d’espérer qu’un statut cache votre présence.
- Anticipez : un calendrier correctement renseigné (Outlook) épargne bien des malentendus.
Pour le manager
- Privilégiez un dialogue sur les disponibilités plutôt qu’une surveillance technique.
- Appuyez‑vous sur les Teams Usage Reports pour des tendances globales, pas pour fliquer un individu.
- Formez‑vous aux limites légales avant d’extraire ou de conserver un historique de présence détaillé.
Pour l’administrateur / IT
- Activez les journaux d’audit Microsoft 365 sur 180 jours (Enable‑UnifiedAuditLog).
- Documentez toute collecte automatisée de présence (Graph API) dans le registre des traitements CNIL.
- Communiquez aux salariés l’objectif, la portée et la durée de conservation des rapports.
FAQ express
Le statut « Hors‑ligne » bloque‑t‑il les notifications ? Non. Vous ne les voyez simplement pas en temps réel ; elles apparaîtront dès l’ouverture de l’application. Puis‑je empêcher les rapports Teams d’être générés ? Impossible côté utilisateur ; la collecte est gérée côté service. Seuls les rôles administratifs peuvent désactiver ou restreindre la visibilité des rapports. Un VPN masque‑t‑il l’heure réelle de connexion ? Le journal Entra ID enregistrera l’adresse IP de sortie du VPN plutôt que celle de votre domicile, mais l’horodatage reste exact. Existe‑t‑il une stratégie Teams pour forcer le statut automatique ? Non. Aucune commande CsTeamsClientConfiguration ou CsPresencePolicy ne propose ce réglage pour l’instant. Les connexions mobiles sont‑elles aussi traçables ? Oui. L’application Android/iOS publie elle aussi des états de présence et déclenche des lignes dans le Sign‑In Logs. Combien de temps Microsoft conserve‑t‑il ces données ? Dépend de la licence : 30 jours (E1), 90 jours (E3) ou 180 jours (E5) pour les rapports standards. Les tenants avec Advanced Audit peuvent conserver jusqu’à dix ans.
Checklist de conformité
| Action | Salarié | Manager | Admin / DPO |
|---|---|---|---|
| Informer du lieu et des horaires de travail | ✔ | — | — |
| Consulter le rapport Teams | — | ✔ (si autorisé) | ✔ |
| Déployer un script Graph API | — | — | ✔ (après accord DPO) |
| Communiquer la durée de conservation | — | — | ✔ |
| Former les utilisateurs sur la présence | — | ✔ | ✔ |
Conclusion
Changer son statut dans Microsoft Teams n’est en réalité qu’une couche cosmétique. Tant que l’application reste connectée, les services cloud consignent vos sessions et vos activités. Un responsable muni des autorisations adéquates peut donc vérifier vos plages de connexion, indépendamment du pictogramme affiché. La meilleure défense reste la transparence : déconnectez‑vous réellement lorsque vous ne travaillez pas et clarifiez avec votre hiérarchie la finalité des indicateurs de présence.