Word : gérer « Auteur » et « Dernière modification par » (métadonnées & confidentialité)

Vous voyez « Auteur » et « Dernière modification par » dans Fichier ▸ Informations ▸ Propriétés et vous vous demandez comment ils fonctionnent (stockage, modification, confidentialité) ? Voici un guide complet, pragmatique et orienté bonnes pratiques pour Word sur Windows et macOS.

Sommaire

Comprendre et gérer « Auteur » et « Dernière modification par » dans Word

Vue d’ensemble

Dans Word, les champs Auteur et Dernière modification par sont des métadonnées intégrées au fichier. Ils influencent l’affichage dans Word, mais peuvent aussi être exposés lors d’un partage (réseaux, e‑mails, SharePoint/OneDrive, etc.). Bien les maîtriser, c’est éviter des fuites d’informations (nom, compte Office) et rester cohérent en équipe.

Ce que ces propriétés sont (et ne sont pas)

Auteur : propriété éditable qui indique le créateur du document. Elle peut être modifiée sans réenregistrer l’historique.
Dernière modification par (Last Modified By) : propriété automatique actualisée par Word à chaque Enregistrer, avec l’identité Office en cours. Elle n’est pas conçue pour rester fixe ni pour être “verrouillée”.
À ne pas confondre avec la colonne Modifié par de SharePoint/OneDrive : c’est une métadonnée de bibliothèque gérée par le serveur, distincte des métadonnées internes du fichier.

Où ces informations sont-elles stockées ?

Les documents .docx sont des archives Office Open XML ; les métadonnées sont dans docProps/core.xml. Voici la cartographie utile :

Propriété Word (vue UI)	Élément OOXML	Mise à jour	Qui contrôle ?
Auteur	`<dc:creator>`	Manuelle	Vous (via Propriétés avancées, script, modèle)
Dernière modification par	`<cp:lastModifiedBy>`	Automatique à l’enregistrement	Word (selon l’identité Office active)
Dernière modification (date)	`<dcterms:modified>`	Automatique	Word
Révision	`<cp:revision>`	Automatique	Word

Extrait typique de docProps/core.xml :

&lt;cp:coreProperties ...&gt;
  &lt;dc:creator&gt;Alice Martin&lt;/dc:creator&gt;
  &lt;cp:lastModifiedBy&gt;alice@exemple.com&lt;/cp:lastModifiedBy&gt;
  &lt;dcterms:modified xsi:type="dcterms:W3CDTF"&gt;2025-02-10T14:21:53Z&lt;/dcterms:modified&gt;
&lt;/cp:coreProperties&gt;

Modifier ces champs pour un document existant

Voir/éditer « Auteur » depuis l’interface

Ouvrez le document. Fichier ▸ Informations ▸ Propriétés ▸ Propriétés avancées ▸ onglet Résumé.
Modifiez Auteur (et si besoin Société, Gestionnaire), puis OK.
Alternative : dans le panneau Informations, cliquez sur Afficher toutes les propriétés et modifiez Auteur dans la liste.

Nettoyer « Dernière modification par » avant un partage

Fichier ▸ Informations ▸ Vérifier l’absence de problèmes ▸ Inspecter le document.
Cochez Propriétés du document et informations personnelles → Inspecter → Supprimer tout → Fermer.
Point crucial : si vous rouvrez/modifiez le fichier, « Dernière modification par » se régénérera au prochain enregistrement. Pour partager un fichier “nettoyé”, faites le nettoyage puis :
- Enregistrer sous un nouveau nom et partagez ce fichier sans le rééditer, ou
- Exporter en PDF (en gardant à l’esprit que le PDF possède ses propres métadonnées).

Bon à savoir : les champs insérés dans le contenu (p. ex. un en-tête avec le champ { LASTSAVEDBY }) reflètent la même information et se mettront à jour lorsque vous actualisez les champs ou réenregistrez.

Définir l’identité par défaut pour les nouveaux documents

Changer la valeur dans un fichier n’affecte pas les documents futurs. Pour contrôler l’Auteur par défaut des nouveaux .docx, réglez l’identité Word/Office :

Plateforme	Parcours interface	Que remplir ?	Effet
Windows	Fichier ▸ Options ▸ Général ▸ Personnaliser votre copie de Microsoft Office	Nom d’utilisateur, Initiales. Si présent, cochez Toujours utiliser ces valeurs…	Devient l’Auteur par défaut des nouveaux documents
macOS	Word ▸ Préférences ▸ Informations utilisateur	Nom, Initiales	Idem : alimente Auteur sur les nouveaux documents

Modèles (.dotx) : créez un modèle avec vos propriétés (via Fichier ▸ Informations ▸ Propriétés) puis Fichier ▸ Enregistrer sous ▸ Modèle Word (.dotx). Utilisez ce modèle pour vos nouveaux fichiers. Selon la version, Word utilise tout de même le Nom d’utilisateur courant pour Auteur ; le modèle sert surtout à préremplir Société, champs personnalisés et contenu.

Limites à connaître et bonnes pratiques

« Dernière modification par » n’est pas figé : toujours recalculé à la sauvegarde. On ne peut pas le “bloquer”.
Pour les envois externes : Inspecter → Supprimer les informations personnelles → Enregistrer sous immédiatement, puis partager.
Co‑édition OneDrive/SharePoint : l’identité provient du compte Office connecté. Assurez-vous d’être connecté avec le bon compte avant de modifier.
Commentaires/Suivi des modifications utilisent aussi Nom d’utilisateur ; alignez ce réglage avec votre politique d’anonymisation.
Politique d’entreprise : une stratégie peut forcer la suppression d’informations personnelles à l’enregistrement ; rapprochez‑vous de l’IT si nécessaire.

Scénarios concrets et procédures recommandées

Partager un document en dehors de l’entreprise

Ouvrez le document final.
Inspecter le document et Supprimer les informations personnelles.
Enregistrer sous un nouveau nom (ex. Doc_propre_vf.docx).
Ne le rouvrez pas pour édition. Partagez ce fichier ou exportez en PDF.

Co‑édition multi-comptes (prestataires, sous-traitants)

Chaque personne doit vérifier son Nom d’utilisateur et son compte Office avant d’éditer.
Afin d’éviter les surprises, évitez d’insérer dans le contenu un champ { LASTSAVEDBY } si le fichier circule publiquement.

Fichier hérité avec mauvais « Auteur »

Corrigez Auteur via Propriétés avancées.
Décidez s’il faut aussi neutraliser les infos personnelles (suivez le processus d’inspection ci‑dessus).

Tableau récapitulatif : quoi faire selon le cas

Objectif	Action	Résultat	Limitation
Corriger l’Auteur visible	Propriétés avancées → Auteur	Auteur mis à jour	Ne change pas l’historique du fichier
Supprimer l’identité Last Modified By	Inspecteur de document → Supprimer	Champ vidé	Reviendra au prochain Enregistrer
Définir l’auteur par défaut	Nom d’utilisateur (Windows/macOS)	Nouveaux docs corrects	N’affecte pas les fichiers existants
Industrialiser en masse	Script (Word COM, OOXML)	Mise à jour en lot	Ne “verrouille” pas Dernière modification par

Insertion de champs dans le contenu (facultatif)

Si vous souhaitez afficher les métadonnées dans le document (pied de page, page de garde) :

Insertion ▸ QuickPart ▸ Champ…
Catégorie Informations sur le document.
Choisissez AUTOR (AUTHOR) ou DERNIÈRE ENREGISTRÉ PAR (LASTSAVEDBY), ou insérez une Propriété de document (DOCPROPERTY) si vous avez créé des propriétés personnalisées.

Ces champs reflètent directement les propriétés ; ils ne créent pas de copie indépendante.

Dépannage : problèmes fréquents

Les propriétés sont grisées : le document est peut‑être protégé (lecture seule, marqué comme final, IRM, ouvert depuis un e‑mail). Supprimez la protection ou enregistrez une copie locale.
“Dernière modification par” affiche un ancien nom : enregistrez après avoir corrigé Nom d’utilisateur et reconnecté le bon compte Office.
Les champs dans l’en‑tête ne se mettent pas à jour : sélectionnez le champ et appuyez sur F9 (ou Mettre à jour les champs), puis enregistrez.
PDF exporté contient encore l’auteur : vérifiez les propriétés du PDF et, si nécessaire, effacez-les dans l’outil PDF ou exportez à nouveau après inspection du .docx.

Automatiser en lot (optionnel)

PowerShell (Windows, Word installé)

Met à jour l’Auteur via l’automatisation Word (COM). Word doit être installé sur la machine d’exécution.

$files = Get-ChildItem -Path "C:\Docs" -Filter *.docx -Recurse
$author = "Service Documentation"

\$word = New-Object -ComObject Word.Application
\$word.Visible = \$false

foreach (\$f in \$files) {
try {
\$doc = \$word.Documents.Open(\$f.FullName, \$false, \$false)
\$doc.BuiltInDocumentProperties("Author").Value = \$author
\# Facultatif : retirer les infos personnelles avant diffusion
\$wdRDIAll = 99
\$doc.RemoveDocumentInformation(\$wdRDIAll)
\$doc.Save()
\$doc.Close()
} catch {
Write-Warning "Échec \$(\$f.FullName): $\_"
}
}

\$word.Quit()
\[System.Runtime.Interopservices.Marshal]::ReleaseComObject(\$word) | Out-Null

Limite : à la prochaine modification, Dernière modification par reprendra l’identité de l’éditeur.

PowerShell (sans Word) : modifier OOXML

Pour des opérations “légères”, vous pouvez toucher directement docProps/core.xml. Prudence (tests, sauvegardes) :

Add-Type -AssemblyName System.IO.Compression.FileSystem

function Set-DocxAuthor {
param(\[string]\$path, \[string]\$author)
\$tmp = "\$path.tmp"
if (Test-Path \$tmp) { Remove-Item \$tmp -Force }
Copy-Item \$path \$tmp

\$zip = \[System.IO.Compression.ZipFile]::Open(\$tmp, "Update")
try {
\$entry = \$zip.Entries | Where-Object { $\_.FullName -eq "docProps/core.xml" }
if (-not \$entry) { throw "core.xml introuvable" }
\$sr = New-Object IO.StreamReader(\$entry.Open())
\$xml = \$sr.ReadToEnd(); \$sr.Close()

```
$xml = $xml -replace "&lt;dc:creator&gt;.*?&lt;/dc:creator&gt;", "&lt;dc:creator&gt;$author&lt;/dc:creator&gt;"

# Écrit le nouveau contenu
$entry.Delete()
$newEntry = $zip.CreateEntry("docProps/core.xml")
$sw = New-Object IO.StreamWriter($newEntry.Open())
$sw.Write($xml); $sw.Close()
```

} finally {
\$zip.Dispose()
}

Move-Item \$tmp \$path -Force
}

Get-ChildItem "C:\Docs" -Filter \*.docx -Recurse | ForEach-Object {
Set-DocxAuthor -path $\_.FullName -author "Service Documentation"
}

Important : cette approche ne “bloque” pas la propriété Dernière modification par et ne doit pas casser la structure OOXML. Vérifiez systématiquement l’ouverture des fichiers après traitement.

Macro VBA (Word)

Pour une mise à jour ciblée depuis Word :

Sub NormaliserAuteurEtNettoyer()
    Dim a$
    a = InputBox("Nouvel auteur ?", "Auteur", "Service Documentation")
    If a = "" Then Exit Sub

```
With ActiveDocument
    .BuiltInDocumentProperties("Author").Value = a
    ' Nettoyage des infos personnelles
    Const wdRDIAll As Long = 99
    .RemoveDocumentInformation wdRDIAll
    .Save
End With
```

End Sub

FAQ express

Peut‑on désactiver définitivement « Dernière modification par » ?

Non. C’est une métadonnée automatique mise à jour à la sauvegarde. Vous pouvez la supprimer avant diffusion via l’Inspecteur de document, mais elle réapparaîtra à la prochaine modification.
Changer « Auteur » modifie‑t‑il l’historique ou les révisions ?

Non. Vous n’altérez pas l’historique ni les révisions déjà consignées ; vous ne faites que corriger la métadonnée Auteur du fichier.
Comment aligner Suivi des modifications et métadonnées ?

Le nom affiché dans les révisions/commentaires dépend de Nom d’utilisateur. Réglez‑le (Windows : Fichier ▸ Options ▸ Général ; macOS : Word ▸ Préférences ▸ Informations utilisateur) avant d’éditer.
Pourquoi Modifié par (SharePoint) n’est pas égal à Dernière modification par (Word) ?

Le premier appartient au serveur (bibliothèque SharePoint/OneDrive) et reflète l’action sur la bibliothèque ; le second appartient au fichier lui‑même. Ils peuvent diverger.
Peut‑on automatiser la suppression des infos personnelles à chaque enregistrement ?

Selon la version et la configuration d’entreprise, une stratégie peut l’imposer. À défaut, utilisez l’Inspecteur de document juste avant diffusion, ou un script/macro dédié au moment du packaging.

Checklist de contrôle avant diffusion

Vérifier Auteur (Propriétés avancées).
Lancer l’Inspecteur de document et supprimer les informations personnelles.
Enregistrer sous un nouveau nom dédié au partage.
Exporter en PDF si nécessaire et re‑vérifier ses propriétés.

En bref

Fichier unique : modifiez Auteur via Propriétés avancées ; nettoyez Dernière modification par via l’Inspecteur de document juste avant de partager.
Nouveaux documents : ajustez Nom d’utilisateur (Windows : Fichier ▸ Options ▸ Général ; macOS : Word ▸ Préférences ▸ Informations utilisateur) et, si besoin, utilisez un modèle .dotx.
Nature de Word : Dernière modification par est toujours recalculé à l’enregistrement ; on ne peut pas le figer.

Word : gérer « Auteur » et « Dernière modification par » (métadonnées & confidentialité)

Comprendre et gérer « Auteur » et « Dernière modification par » dans Word