Vous cherchez à créer une feuille de présence sur Excel pour Mac avec de vraies valeurs TRUE/FALSE exploitables (tri, filtre, formules) ? Voici trois méthodes éprouvées : cases in‑cell (Insider/Bêta), contrôles de formulaire liés aux cellules, et une alternative 100 % cellule.
Vue d’ensemble
Objectif : fabriquer une feuille de présence où chaque case cochée écrit directement VRAI/FAUX dans la cellule. Cette valeur booléenne rend le classeur fiable et puissant : remplissage, recopie, tableaux structurés, tris/filtre, totaux et tableaux croisés.
Deux chemins principaux s’offrent à vous :
- Option A — Cases à cocher “dans la cellule” (fonctionnalité Insider/Bêta). Insère une case réellement contenue dans la cellule ; le résultat
VRAI/FAUXest natif. - Option B — Contrôles de formulaire liés. On place une case au‑dessus mais on la lie à une cellule ; la cellule liée reçoit
VRAI/FAUX.
Si vous préférez éviter toute forme flottante, une Option C — 100 % cellule (validation + icônes) reproduit un visuel de case avec un choix en liste.
Préparer la grille de présence
Avant d’insérer des cases, mettez en place la structure de votre feuille :
- Placez les noms en colonne A (A2:A100, par ex.).
- Placez les dates en ligne 1 (C1:AG1, par ex.).
- Réservez la zone C2:AG100 aux cases (une par jour et par personne).
- Sélectionnez votre zone et créez un Tableau : Insertion > Tableau. Cochez « Mon tableau comporte des en‑têtes ».
- (Mac) Affichez l’onglet Développeur si vous comptez utiliser l’Option B : Excel > Préférences > Ruban et barre d’outils > Onglets principaux > Développeur.
Option A — Cases à cocher “dans la cellule” (Insider/Bêta)
Les cases à cocher in‑cell sont apparues dans le canal Insider (Bêta) d’Excel (Mac). Elles se comportent comme un vrai type de donnée : la cellule affiche/contient VRAI lorsque cochée, FAUX sinon. Recopie, remplissage, tri et filtres fonctionnent immédiatement.
Activation et insertion
- Si votre organisation/abonnement le permet, rejoignez le programme Office Insider et mettez Excel à jour sur le canal Bêta.
- Dans la feuille, sélectionnez C2 (ou toute une plage).
- Exécutez Insertion > Case à cocher (dans la cellule).
- Faites glisser la poignée de recopie vers la droite puis vers le bas pour remplir toute la matrice.
Bonnes pratiques in‑cell
- Mise en Tableau : sur un Tableau, les cases se répliquent proprement à l’ajout d’une ligne (nouvelle personne) ou d’une colonne (nouvelle date).
- Tri/filtre : filtrez les colonnes de dates par
VRAIpour lister les présents, ou parFAUXpour repérer les absents. - Format : utilisez l’alignement centré et une hauteur de ligne uniforme pour un rendu soigné.
- Impression : les cases s’impriment telles quelles (aucune forme flottante à repositionner).
Formules rapides (in‑cell)
- Présences par personne (ligne) :
=NB.SI(C2:AG2;VRAI) - Présences par jour (colonne) :
=NB.SI(C2:C50;VRAI) - Conversion binaire :
=--C2renvoie 1 si coché, 0 sinon - Affichage symbole :
=SI(C2;"✓";"◻")
Limites et compatibilité
- Selon le canal de mise à jour, la commande peut ne pas être encore disponible. Si c’est votre cas, utilisez l’Option B ou l’Option C.
- Partage inter‑plateforme : les cases in‑cell écrivent
VRAI/FAUX; dans les versions ne prenant pas en charge l’édition in‑cell, les valeurs restent exploitables (tri/filtre/formules).
Option B — Sans Insider : contrôles de formulaire + lien de cellule
Les cases insérées via l’onglet Développeur sont des contrôles de formulaire. Par défaut, elles sont « flottantes » et n’écrivent rien dans le tableau. La clé est de lier chaque case à sa cellule pour obtenir VRAI/FAUX.
Procédure détaillée
- Allez dans Développeur > Insérer > Case à cocher (Contrôle de formulaire), puis cliquez dans la cellule C2.
- Clic droit sur la case > Modifier le texte : supprimez l’étiquette (laissez uniquement la case).
- Clic droit > Format du contrôle… > onglet Contrôle > Lien de la cellule : pointez
C2. - Validez. Désormais, cocher/décocher la case écrit
VRAI/FAUXdansC2. - Copiez la case et collez‑la dans les autres cellules (C3, C4, …). Le Lien de la cellule se décale relativement (C3, C4, etc.).
Paramètres indispensables
- Suivre tri & filtre : dans Format du contrôle… (ou via Format > Propriétés), activez Se déplacer et se dimensionner avec les cellules. Sans cela, une case peut rester « plantée » au mauvais endroit lors d’un tri.
- Protection : si vous protégez la feuille (Révision > Protéger la feuille), laissez coché « Modifier les objets » pour que les cases restent cliquables. Verrouillez uniquement les cellules d’identité (noms, dates).
- Alignement : sélectionnez un lot de cases > Format de forme > Aligner > Centrer puis Distribuer horizontalement pour un quadrillage parfait.
Astuce de productivité
Pour déployer rapidement des centaines de cases liées : créez d’abord une ligne modèle (C2:AG2). Copiez cette ligne, puis collez Formes et Valeurs dans les lignes suivantes. Vérifiez que les liens ont bien suivi (C3:AG3, etc.).
Formules prêtes à l’emploi (Option B)
- Présences par personne :
=NB.SI(C2:AG2;VRAI) - Taux de présence :
=NB.SI(C2:AG2;VRAI)/NBVAL(C2:AG2) - Présences par jour :
=NB.SI(C2:C100;VRAI) - Symbole dans une cellule d’affichage :
=SI(C2;"✓";"")
Option C — Alternative 100 % cellule (validation + icônes)
Vous ne voulez aucun objet flottant ? Utilisez la Validation des données + Mise en forme conditionnelle > Jeux d’icônes. C’est ultra‑léger et stable sur de grandes matrices.
Mise en place
- Sélectionnez C2:AG100.
- Données > Validation des données : Type = Liste, Source =
Oui,Non(ouPrésent,Absent). - Pour obtenir une valeur booléenne, dans une colonne « technique » ou en place, mappez
Oui=1 etNon=0 :=SI(C2="Oui";1;0). - Ajoutez un jeu d’icônes (coche/croix ou carré/coché) en Mise en forme conditionnelle, règle basée sur la valeur numérique 1/0.
Avantages & limites
- + Performant sur des milliers de cellules.
- + Sans objet flottant : tris/filtre/TAQ (Tableaux croisés) impeccables.
- – Interaction : ce n’est pas un clic direct, l’utilisateur choisit « Oui/Non » dans la liste.
Comptages & affichages utiles pour une feuille de présence
Voici un résumé des formules clés avec leur usage :
| Besoin | Formule (fr‑FR) | Notes |
|---|---|---|
| Présences par personne (ligne) | =NB.SI(C2:AG2;VRAI) | Fonctionne avec in‑cell et Option B. |
| Présences par jour (colonne) | =NB.SI(C2:C50;VRAI) | Étendez la plage selon votre tableau. |
| Conversion VRAI/FAUX → 1/0 | =--C2 | Pratique pour les totaux ou icônes. |
| Symbole d’affichage | =SI(C2;"✓";"◻") | À placer dans une cellule d’affichage. |
| Taux de présence (%) | =NB.SI(C2:AG2;VRAI)/NBVAL(C2:AG2) | Mettez en pourcentage avec 0 décimale. |
Mettre en forme pour la lisibilité
- Largeur/hauteur : visez des cellules carrées (ex. 18–22 pt) pour un visuel homogène.
- Styles : créez un style « Présent » (fond vert léger) et « Absent » (fond gris) appliqué via mise en forme conditionnelle :
=C2=VRAI. - Ligne d’aujourd’hui : colorez la colonne dont l’en‑tête est
=AUJOURDHUI()(mise en forme conditionnelle basée sur une formule).
Tri, filtre et tableaux structurés
Le Tableau (Ctrl/Cmd + T) déverrouille les meilleures expériences :
- Filtrer les présents : sur une colonne de date, filtrez par
VRAI(ou 1). - Tris robustes : avec Option B, assurez‑vous que les cases sont « Se déplacer et se dimensionner avec les cellules ».
- Ajout de périodes : insérez une nouvelle colonne datée dans le Tableau ; recopie automatique des cases (Option A) ou copiez/liez une case modèle (Option B).
Protection et édition en toute sécurité
- Sélectionnez les cellules à éditer (zone des cases). Format de cellule > Protection : déverrouillez‑les.
- Révision > Protéger la feuille : autorisez Sélectionner les cellules déverrouillées, et (Option B) Modifier les objets.
- Laissez verrouillées les colonnes Nom/Service/Dates pour éviter les modifications accidentelles.
Impression nette sur Mac
- Titres à imprimer : Mise en page > Titres à imprimer : répétez la ligne 1 et éventuellement la colonne A.
- Ajustement : Mise en page > Ajuster à : 1 page en largeur, x pages en hauteur.
- Quadrillage : activez l’impression des quadrillages pour une lecture visuelle plus claire si vous n’utilisez pas de bordures.
Modèle express : pas‑à‑pas résumé
- Créez Noms en A, Dates en ligne 1, zone C2:AG100 pour les présences.
- Convertissez en Tableau.
- Option A : Insertion > Case à cocher (dans la cellule) → remplissez toute la zone.
- Option B : Développeur > Case à cocher (formulaire) → lier à C2 → copier → paramétrer « Se déplacer et se dimensionner… ».
- Ajoutez les formules :
=NB.SI(ligne;VRAI), taux, etc. - Protégez la feuille en autorisant la sélection et (si Option B) la modification des objets.
Dépannage courant
| Problème | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Les cases « bougent » après un tri | Option B : propriété d’objet par défaut | Mettre Se déplacer et se dimensionner avec les cellules dans les propriétés du contrôle. |
| Impossible de cliquer sur les cases | Feuille protégée sans droits sur les objets | Révision > Protéger la feuille : autoriser Modifier les objets (Option B) ou revoir la protection. |
| NB.SI renvoie 0 alors qu’il y a des coches | Cases non liées ou texte « Vrai/Faux » saisi à la main | Lier les cases (Option B) ou utiliser l’in‑cell (Option A). Éviter la saisie manuelle du mot « Vrai ». |
| Décalage des liens de cellules | Copie spéciale, références absolues | Utiliser des références relatives (ex. C2, pas $C$2) avant de copier. |
| Affichage irrégulier des cases | Cellules fusionnées / hauteurs variables | Éviter les fusions. Normaliser la hauteur/largeur et utiliser Aligner & Distribuer. |
Aller plus loin (formules avancées)
- Présence minimale attendue : mettez en évidence les lignes < 80 % : règle de mise en forme conditionnelle avec
=NB.SI($C2:$AG2;VRAI)/NBVAL($C2:$AG2)<0,8. - Somme pondérée (ex. demi‑journées) : stockez 1 pour présent, 0,5 pour demi, 0 pour absent, puis utilisez
=SOMME(C2:AG2). - Recherche des absents récurrents :
=SI(NB.SI(C2:AG2;FAUX)>=3;"À suivre";""). - Tableau croisé : basculez la zone en 1/0 (
=--cellule) puis insérez un tableau croisé pour voir la présence par semaine/équipe.
Conseils pratiques (performance & maintenance)
- Sur de très grands classeurs (plusieurs milliers de cellules), minimisez le nombre de contrôles (Option B) : privilégiez l’Option A (si disponible) ou l’Option C.
- Évitez les cellules fusionnées dans la zone des cases.
- Nommez des styles (« Présent », « Absent ») pour un rendu uniforme et une maintenance simple.
- Documentez en haut de la feuille la légende (✓ = présent, ◻ = absent) et le canal de mise à jour (Insider/Bêta si Option A).
FAQ
Les cases in‑cell sont‑elles obligatoires ?
Non. Elles sont idéales si votre canal de mise à jour les propose. Sinon, l’Option B (contrôles + lien) donne le même résultat logique VRAI/FAUX.
Puis‑je partager le classeur avec des collègues Windows ?
Oui. Les valeurs VRAI/FAUX des cellules restent interprétables. Les contrôles de formulaire existent sur Windows comme sur Mac.
Comment définir toutes les cases décochées par défaut ?
Option A : les cellules sont FAUX tant que vous ne cochez pas. Option B : reliez d’abord, puis recopie ; par défaut la cellule liée vaut FAUX.
Je veux des demi‑journées
Passez par une cellule auxiliaire : =SI(C2;"1";"0") puis remplacez par 0,5 si « Demi » (validation liste : Présent/Demi/Absent) et calculez la somme.
En bref
- Si vous avez accès à Office Insider (Bêta), la méthode la plus propre est l’in‑cell checkbox : vraie valeur booléenne, recopie parfaite, tri/filtre natifs.
- Sinon, liez vos contrôles de formulaire à leurs cellules pour obtenir
VRAI/FAUXet exploiterNB.SI,--celluleet l’affichage ✓/◻. - Pour de très grandes feuilles, l’Option C (validation + icônes) maximise la performance.
Annexe : checklist de mise en conformité
- Zone des cases convertie en Tableau.
- Si Option B : chaque case a un Lien de la cellule vers sa cellule.
- Si Option B : chaque case est paramétrée sur Se déplacer et se dimensionner avec les cellules.
- Mises en forme conditionnelles pour le taux < 80 % et pour la colonne du jour courant.
- Feuille protégée, cellules d’identité verrouillées, zone des cases déverrouillée, et (Option B) Modifier les objets autorisé.
Recettes rapides (copier‑coller)
Présences par personne (ligne)
=NB.SI(C2:AG2;VRAI)
Présences par jour (colonne)
=NB.SI(C2:C50;VRAI)
Conversion booléen → binaire
=--C2
Symbole d’affichage
=SI(C2;"✓";"◻")
Taux de présence
=NB.SI(C2:AG2;VRAI)/NBVAL(C2:AG2)
Conclusion
Avec ces trois approches, vous pouvez bâtir une feuille de présence Excel pour Mac fiable et rapide, qui s’intègre aux outils natifs (tri/filtre/Tableau) et se prête aux analyses (totaux, pourcentages, tableaux croisés). L’essentiel est d’obtenir VRAI/FAUX en cellule : in‑cell si disponible, sinon contrôles de formulaire liés, et pour les très grands classeurs, validation + icônes.