Lors de l’utilisation d’Excel, il peut arriver qu’un message d’avertissement s’affiche lors de la fermeture d’un classeur, indiquant que « des informations personnelles que l’outil d’inspection de document ne peut pas supprimer sont présentes ». Cet avertissement est important pour prévenir la fuite d’informations personnelles, mais il peut également entraver l’efficacité du travail. Dans cet article, nous allons examiner les causes de ce message d’avertissement et expliquer en détail comment résoudre ce problème par un simple changement de paramètre.
Vue d’ensemble du problème
Lors de la fermeture d’un classeur dans Excel, il se peut qu’un message d’avertissement s’affiche, indiquant que « des informations personnelles que l’outil d’inspection de document ne peut pas supprimer sont présentes ». Cet avertissement signale qu’il est possible que des informations personnelles soient incluses dans le classeur. Les informations personnelles peuvent inclure des noms d’auteurs, des historiques de modifications, des commentaires, ainsi que des informations liées à l’utilisation du fichier. Ce message est particulièrement important dans le cas de fichiers partagés ou traitant des informations sensibles.
Impact du message d’avertissement
L’apparition de ce message d’avertissement a les effets suivants :
Risque de fuite d’informations personnelles
Il existe un risque que les informations personnelles contenues dans le classeur soient visibles par d’autres personnes. Cela pose particulièrement problème lors du partage de fichiers ou dans le cadre du partage de fichiers au sein d’une entreprise.
Baisse de l’efficacité au travail
La fréquence d’apparition du message d’avertissement peut interrompre le travail de l’utilisateur, entraînant une baisse de l’efficacité au travail. De plus, ignorer l’avertissement pourrait entraîner des problèmes plus graves par la suite.
Problèmes de conformité
Une gestion appropriée des informations personnelles est une obligation dans de nombreuses entreprises et organisations. Ignorer ce message d’avertissement peut entraîner un risque de non-conformité.
Pour éviter ces impacts, il est important de prendre les mesures appropriées. La section suivante présente des solutions concrètes pour contourner le message d’avertissement.
Aperçu des solutions
Voici les étapes spécifiques pour contourner le message d’avertissement et réduire le risque de fuite d’informations personnelles. En suivant ces étapes, vous pourrez continuer à travailler en toute sécurité sans que le message d’avertissement s’affiche lors de la fermeture d’un classeur Excel.
Aperçu de la modification des paramètres
Modifiez les options d’Excel pour empêcher la suppression automatique des informations personnelles. Ainsi, le message d’avertissement ne s’affichera plus.
Étapes spécifiques
- Ouvrir le classeur Excel
- Modifier les options d’Excel
- Ajuster les paramètres du Centre de gestion de la confidentialité
- Modifier les options de confidentialité
En suivant ces étapes, vous pouvez éviter l’affichage du message d’avertissement. Dans les sections suivantes, nous expliquerons en détail chaque étape.
Ouvrir le classeur Excel
Tout d’abord, pour modifier les paramètres afin d’empêcher l’affichage du message d’avertissement dans Excel, vous devez ouvrir le classeur concerné. Suivez les étapes ci-dessous pour ouvrir le classeur Excel.
Lancer Excel
Lancez Excel depuis le bureau ou le menu Démarrer de votre ordinateur. Une fois Excel lancé, cliquez sur l’onglet [Fichier].
Ouvrir un classeur
Dans le menu qui s’affiche après avoir cliqué sur l’onglet [Fichier], sélectionnez [Ouvrir]. Ensuite, sélectionnez le classeur pour lequel le message d’avertissement s’affiche et ouvrez-le. Si vous ne trouvez pas le fichier, revérifiez l’emplacement où il est enregistré.
Vous êtes maintenant prêt à modifier les paramètres. La prochaine étape consiste à modifier les options d’Excel.
Étapes pour modifier les options d’Excel
Une fois le classeur Excel ouvert, passez à l’étape suivante pour modifier les options d’Excel. Ce changement de paramètre est la préparation nécessaire pour éviter le message d’avertissement.
Ouvrir le menu des options
Cliquez sur l’onglet [Fichier] situé en haut à gauche de la fenêtre Excel, puis sélectionnez [Options] dans le menu qui s’affiche. Cela ouvrira la boîte de dialogue des options d’Excel.
Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité
Dans la boîte de dialogue des options, sélectionnez [Centre de gestion de la confidentialité] dans le menu de gauche. Ensuite, cliquez sur le bouton [Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité] qui s’affiche à droite.
Paramètres des options de confidentialité
Lorsque la fenêtre des paramètres du Centre de gestion de la confidentialité s’affiche, sélectionnez [Options de confidentialité] dans le menu de gauche. Ici, trouvez la case à cocher intitulée [Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l’enregistrement] et décochez-la.
Vous avez maintenant terminé la modification des options d’Excel. La prochaine étape consiste à ajuster les paramètres du Centre de gestion de la confidentialité.
Modifier les paramètres du Centre de gestion de la confidentialité
Après avoir modifié les options d’Excel, vous devez ajuster correctement les paramètres du Centre de gestion de la confidentialité. Cela permettra d’éviter l’affichage des messages d’avertissement liés aux informations personnelles.
Ouvrir le menu des paramètres du Centre de gestion de la confidentialité
À partir de l’étape précédente, après avoir cliqué sur le bouton [Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité], continuez les réglages. Une fois la fenêtre des paramètres du Centre de gestion de la confidentialité ouverte, sélectionnez [Options de confidentialité] dans le menu de gauche.
Vérification des options de confidentialité
Dans la section des options de confidentialité, plusieurs cases à cocher apparaîtront. Parmi elles, trouvez l’option [Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l’enregistrement] et vérifiez son état.
Modifier les paramètres
Si la case [Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l’enregistrement] est cochée, décochez-la. Cela empêchera la suppression automatique des informations personnelles lors de l’enregistrement des fichiers.
Enregistrer les paramètres
Une fois les modifications de paramètres effectuées, cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre des paramètres du Centre de gestion de la confidentialité. Ensuite, cliquez également sur [OK] pour fermer la boîte de dialogue des options d’Excel.
Vous avez maintenant terminé la modification des paramètres du Centre de gestion de la confidentialité. La prochaine étape consiste à vérifier les paramètres détaillés des options de confidentialité.
Paramètres des options de confidentialité
Après avoir ajusté les paramètres du Centre de gestion de la confidentialité, vérifiez et, si nécessaire, modifiez les paramètres détaillés des options de confidentialité. Cela permettra d’éviter complètement les messages d’avertissement concernant les informations personnelles.
Ouvrir le menu des options de confidentialité
À partir du menu des paramètres du Centre de gestion de la confidentialité, sélectionnez [Options de confidentialité]. Ici, vous pouvez configurer diverses options relatives à la confidentialité dans Excel.
Option pour supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier
Dans les options de confidentialité, il y a une option intitulée [Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l’enregistrement]. Si cette case est cochée, les informations personnelles seront automatiquement supprimées lors de l’enregistrement du fichier.
Étapes pour décocher cette option
- Trouvez la case à cocher intitulée [Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l’enregistrement].
- Si cette case est cochée, cliquez dessus pour la décocher.
- Une fois les paramètres terminés, cliquez sur le bouton [OK] pour les enregistrer.
Autres paramètres de confidentialité
Vérifiez également les options suivantes, si nécessaire, et ajustez les paramètres :
- Outil d’inspection de document
- Gestion des métadonnées
- Paramètres relatifs à la gestion des informations personnelles
En vérifiant et ajustant ces paramètres, vous pouvez réduire l’affichage des messages d’avertissement concernant les informations personnelles.
La prochaine étape consiste à vérifier que le message d’avertissement ne s’affiche plus après avoir modifié les paramètres.
Vérification après modification des paramètres
Une fois les modifications de paramètres terminées, vérifiez que le message d’avertissement ne s’affiche plus. Suivez les étapes ci-dessous pour effectuer cette vérification.
Création d’un classeur de test
Pour vérifier que les paramètres ont été correctement modifiés, créez un nouveau classeur Excel. Cela vous permettra de vérifier le comportement avec les paramètres appliqués.
Étapes pour créer un nouveau classeur
- Ouvrez Excel et cliquez sur l’onglet [Fichier].
- Sélectionnez [Nouveau] et ouvrez un classeur vierge.
- Saisissez des données quelconques et créez un classeur de test.
Enregistrer et fermer le classeur
Enregistrez et fermez le classeur de test que vous avez créé. À cette occasion, assurez-vous que le message d’avertissement concernant les informations personnelles n’apparaît plus.
Étapes pour enregistrer
- Cliquez sur l’onglet [Fichier], puis sélectionnez [Enregistrer sous].
- Spécifiez l’emplacement de sauvegarde, saisissez un nom de fichier approprié, puis enregistrez.
- Après l’enregistrement, fermez le classeur.
Vérification du message d’avertissement
Lors de la fermeture du classeur, vérifiez que le message d’avertissement indiquant « des informations personnelles que l’outil d’inspection de document ne peut pas supprimer sont présentes » ne s’affiche pas.
Vous avez maintenant confirmé que les modifications de paramètres ont été correctement appliquées et que le message d’avertissement ne s’affiche plus. L’étape suivante consiste à discuter des exemples d’application et des points d’attention pour d’autres cas similaires.
Exemples d’application et points d’attention
Bien que vous ayez confirmé que le message d’avertissement ne s’affiche plus après avoir modifié les paramètres d’Excel, voici quelques exemples d’application et points d’attention pour faire face à d’autres cas similaires.
Exemples d’application
Gestion des fichiers contenant d’autres informations personnelles
Un message d’avertissement similaire peut également s’afficher dans d’autres fichiers Microsoft Office (Word ou PowerPoint). Vous pouvez vérifier les options de confidentialité et modifier les paramètres de ces fichiers de la même manière.
Paramétrage des fichiers de travail collaboratif
Dans les fichiers où plusieurs utilisateurs travaillent ensemble, la gestion des informations personnelles est particulièrement importante. Avant de partager un fichier, assurez-vous de vérifier les options de confidentialité et de modifier les paramètres si nécessaire. Cela réduira le risque de fuite d’informations personnelles dans les fichiers partagés.
Gestion automatisée des paramètres
Pour modifier les paramètres de nombreux fichiers en une seule fois, vous pouvez automatiser le processus à l’aide de VBA (Visual Basic for Applications) ou de scripts PowerShell. Cela permet de gérer efficacement un grand nombre de fichiers.
Points d’attention
Vérification des impacts des modifications de paramètres
Les modifications de paramètres peuvent affecter d’autres fonctionnalités ou opérations. En particulier, s’il existe des paramètres standard au sein de l’entreprise, consultez le service informatique avant de procéder à la modification des paramètres et vérifiez les impacts éventuels.
Maintien de la confidentialité
La gestion des informations personnelles est extrêmement importante. Même si le message d’avertissement ne s’affiche plus après modification des paramètres, les fichiers contenant des informations personnelles doivent être manipulés avec précaution. Assurez-vous de toujours respecter les politiques de confidentialité et les directives les plus récentes.
Vérification régulière des paramètres
Lors de la mise à jour ou de l’amélioration de la version d’Excel ou d’autres logiciels Office, il est possible que les paramètres soient réinitialisés. Nous vous recommandons de vérifier régulièrement les paramètres et de les réajuster si nécessaire.
La prochaine section résume les résultats obtenus grâce à ces modifications de paramètres et leur importance.
Conclusion
Le message d’avertissement indiquant que « des informations personnelles que l’outil d’inspection de document ne peut pas supprimer sont présentes », qui s’affiche lors de la fermeture d’un classeur dans Excel, est une fonctionnalité importante pour prévenir la fuite d’informations personnelles. Cependant, pour améliorer l’efficacité du travail, il est nécessaire de gérer ce message d’avertissement de manière appropriée.
Dans cet article, nous avons expliqué en détail les étapes pour comprendre la cause du message d’avertissement et modifier les options d’Excel ainsi que les paramètres du Centre de gestion de la confidentialité. En modifiant correctement ces paramètres, vous pouvez éviter l’affichage du message d’avertissement et continuer à travailler en toute tranquillité. Nous avons également abordé des exemples d’application et des points d’attention pour d’autres cas similaires.
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer les informations personnelles de manière plus efficace et sécurisée lors de l’utilisation d’Excel. N’oubliez pas de vérifier régulièrement les paramètres et de toujours suivre les directives de confidentialité les plus récentes.